車輛管理對于車多、人多、用車頻率高的企業來說，實作統一的管理、排程、維護是重要的行政服務事項之一。由于車輛管理的多元度性和車輛使用的靈活性，傳統的表格管理方式很難及時跟進企業車輛的使用狀态，導緻管理亂，用車難。
OA系統通過表單模組化、流程、台賬等功能，實作車輛統一、有序的排程管理，保證用車原因明确、目的地清晰、出行安全。
一、車輛管理方案
1、實時了解車輛資訊
1.1 建立車輛卡片：
車輛卡片中能夠顯示車輛的基本資訊，主要包括：車牌号、廠牌型号、駕駛員、狀态以及用車人的相關資訊。
1.2 多元度車輛維護：
為了保證公司資産安全和行車安全，OA系統從駕駛員、油費、保險、維修保養、車輛年檢等次元對車輛進行全方面的管理：
a.駕駛員管理：對駕駛員的資訊進行統一全面的管理，記錄了駕駛員駕照扣分情況、駕照到期時間、教育訓練記錄和違章記錄，并且，會有短信自動提示到期換證和扣分情況。
b.油費管理：在系統中統一管理油費支出，友善後期統計油費使用情況。
c.保險管理：OA系統中記錄了車輛保險的金額、到期時間和保險公司等資訊，在保險到期前自動以短信等方式提醒。
d.維修管理：發現車輛損壞，可以建立車輛維修流程，填寫損壞情況，可上傳照片等附件作為補充說明。可關聯相關的流程、項目，讓損壞用車原因便于查詢。送出至系統後，車輛狀态即為“維修中”。
e.車輛年檢：台賬中記錄了每輛車的年檢日期和下一次年檢日期，可設定到期提醒。
1.3 車輛狀态實時查詢：
車輛卡片建立後，車輛資訊自動在OA系統更新，會自動形成所有車輛的狀态報表，使車輛管理者和用車申請人能夠實時了解公司所有的車輛和資訊。
（車輛查詢）
可以能過報表很清晰地查詢到所有公車的使用情況。車輛狀态主要分：空閑、已外出、已預訂、維修中4種。
2、發起用車申請
2.1 PC端發起申請：
員工需要用車時，可以直接在OA系統中發起用車流程，在發起界面可以看到已預訂但還未外出的用車資訊。在申請頁面可關聯相關的項目和流程，讓用車原因便于查詢；如果時間地點符合自己的外出行程，可以與用車人聯系拼車，節約資源。
2.2 移動用車：
不僅在pc端可以提出用車申請，OA辦公系統在移動端搭建了用車服務應用，友善員工在移動端進行用車申請。
用車服務應用首頁面展現使用者所有的車輛預訂申請以及流程狀态，在用車月曆中可檢視所選車輛的占用情況，避免車輛預訂申請時間沖突。在完成預訂後，可在地圖中辨別車輛預訂申請的出發地與目的地，位置一目了然。
2.3 微信訂乘：
OA系統通過雲橋內建，在微信端搭建訂乘系統，友善了員工上下班出行。在微信訂乘系統中，班車資訊實時釋出，員工可以随時了解班車動态，避免出現因為班車資訊調整而導緻出行困難的情況。
為了規範線路資訊，友善查找，OA系統對公司班車的線路進行了編号，并錄入系統，員工可通過訂乘系統的線路進入查閱。在訂乘管理首頁，可根據日期進行選擇，根據需要選擇訂乘類型、線路和人數送出訂乘申請。
（送出訂乘申請）
同樣，在微信訂乘系統中，OA打造了專門的拼車平台，員工可在拼車資訊平台中釋出、查閱拼車資訊，通過私下溝通協商後，進行拼車，提高車輛使用率。
公司班車作為員工福利，給員工通勤外出帶來便利的同時，如何避免非本公司員工蹭車的情況？
微信企業号和e-mobile中的乘車卡片以及人臉識别功能幫助公司解決了這一難題，上車向司機出示即可，員工權益有保障。
（員工乘車卡片）
3、以流程管控用車全過程
3.1 管理者配置設定車輛：
OA系統申請用車流程送出後，首先需要部門負責人審批，準許後由行政部車輛管理者配置設定車輛。車輛管理者配置設定時可以選擇到所有空閑的車輛，同時也能看到所有已預訂的車輛，如果有符合拼車的，也可以提醒用車人聯系拼車。
（管理者配置設定車輛）
在選擇完車輛之後，會自動帶出駕駛員相關資訊，友善用車人聯系車輛，不耽誤行程。
3.2 門衛放行：
車輛管理者配置設定完車輛後，流程流轉至門衛處，等待放行。同時車輛卡片上的使用人資訊自動更新，車輛狀态即為已預訂，其他人員申請用車時可以看到本條車輛預訂資訊。
車輛出公司時，門衛在電腦上核對車牌資訊，并且為了統計車輛出行的裡程數，檢查車輛出發時的公裡數并錄入系統。送出流程後，到達門衛傳回确認節點，同時OA系統自動記錄車輛出發日期，不需要人工再次輸入。
3.3 傳回确認：
門衛在待辦流程中可以看到待放行和已放行的車輛狀況。車輛回來時，須在門衛登記傳回公裡數并送出流程歸檔。OA系統自動計算本次使用公裡數，同時自動記錄傳回日期，使車輛行駛過程有記錄，及時進行油耗管理。
3.4 車輛歸檔：
車輛回公司歸檔後，系統自動将車輛狀态變更為空閑，可進行新的申請。
4、車輛統計分析報表
OA系統通過報表功能，打造了用車申請統計表、車輛行駛統計表、駕駛員本月外出次數統計表。每位員工的用車次數、車輛行駛裡程以及駕駛員外勤次數通過圖表清晰可見。
管理層能夠通過車輛統計報表，分析車輛去向、車輛能耗情況，決定是否購置新車和新車類型，并且可以快速了解司機的工作狀态。
（車輛統計報表）
二、車輛管理方案價值
- 實時了解每一輛車狀态，掌控已派出車輛的回報時間，友善排程；
- 微信訂乘系統中班車資訊實時釋出，全面統計各條線路乘車人數；
- 申請用車時，可以看到已預訂将要外出車輛，拼車節省用車資源；
- 車輛統計圖形和數字報表，給管理層提供更客觀準确的分析依據。