采購檔案中RFI、RFQ、RFP、IFB的差別

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【PMBOK的描述】

　　采購檔案用于征求潛在賣方的建議書。如果主要依據價格來選擇賣方(如購買商業或标準産品時)，通常就使用标書、投标或報價等術語。如果主要依據其他考慮(如技術能力或技術方法)來選擇賣方，通常就使用諸如建議書的術語。不同類型的采購檔案有不同的常用名稱，可能包括資訊邀請書(RFI)、投标邀标書(IFB)、建議邀請書(RFP)、報價邀請書(RFQ)、投标通知、判邀請書以及賣方初始應答邀請書。具體的采購術語可能因行業或采購地點而異。

　　【資訊邀請書】

　　REQUEST FOR INFORMATION (RFI) 資訊邀請書

　　A solicitation deocument used to obtain general information about products, services, or suppliers. It is an information request, not binding on either the supplier or the purchaser, and is often used prior to specific requisitions for items. 一個用來取得産品，服務，或供應商一般資訊的請求檔案。這是一個資訊的要求，并不能成為對供應商或采購的限制，通常使用在請購之前。

　　【建議邀請書】

　　REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) 建議邀請書

　　A solicitation document used to obtain offers to be used either in a firm–bid purchasing process or in a negotiated purchasing process, as stipulated in the request. 用于穩固報價采購流程，或議價采購流程中，依要求之明文規定，為取得報價的請求檔案。

　　建議邀請書(Request for Proposal，RFP)用于采購方要求供應商提供問題的解決方案的建議。它允許采購人員在沒有發現最佳資源之前，還沒有決定向誰采購時，可以去廣泛地搜集供應商資訊并進行談判。

　　使用RFP方法時需要注意以下幾點。

　　首先，即使向某一個供應商提供資訊，也必須把這些資訊提供給所有其他的供應商;如果允許某個供應商修改方案，也必須将這個機會留給所有的供應商，允許他們也修改方案。

　　采購方可以就建議中任何不清楚的問題同某一個或所有的供應商進行協商，談判。blog.mypm.net

　　采購方應該考慮對供應商為此方案所付出的時間和建議進行付費補償，以防止某個供應商給出了比較好的解決方案，而另一個供應商卻以低于第一個供應商的價格進行投标。

　　【報價邀請書】項目經理部落格

　　XREQUEST FOR QUOTATION (RFQ) 報價邀請書項目管理者聯盟文章

In the private sector, the RFQ usually is considered to be the same as the RFP. In some organizations, however, an RFQ is used to obtain approximate information for planning purposes; in such cases, this fact should be clearly stated in the request. In federal government purchasing, the RFQ is used only for the purpose of obtaining planning information.

　　在民營企業中，RFQ通常被認為與RFP相同，但在某些組織中，RFQ則被用于取得為計劃目的之約略資訊，此時在要求中需明确說明。在政府采購中，RFQ隻被用于計劃資訊的取得

　　一般使用順序：都使用在采購規劃階段，RFI：征求供應商意見，以使需求明确化，如果需求很明确，則用RFP，征求供應商的建議書(Proposal), 招标或要求供應商報價前，使用RFQ，以作為招标底價及比價的參考(前提是給所有供應商的報價格式都一樣的，如果不一樣，則無法比較，也失去了意義)，在這些過程中，能夠降低需求不明确及預算不精确的風險(這個風險确實存在的哦，你看哪個項目到最後不是超标的?就好比裝修房間，最後的花費肯定比預算要多出20%屬于正常。

　　投标邀請書(Invitation for Bid，IFB)為所有供應商報價提供他們最佳方案的平等的機會。因為招标流程會限制了采購方和供應方，IFB隻有在滿足以下條件時才可以使用：已經清楚地定義了規範書和工作種說明書(Statement Of Work);采購金額足夠大;法規或企業規程條例強制的要求;其他方法不适合。因為正式的招标流程對采購方和供應方來說都是花費比較高的，是以當其他方法可以提供必要的資訊時，就不應該使用IFB方法。

　　【RFI、RFQ、RFP和IFB的對比】