接打電話是秘書最平常、最頻繁的工作之一，但也是一門學問，也需要一些技巧。作為一名職業秘書，良好的電話溝通是展現了你的專業素養、業務能力、文化素質、氣質風度、禮儀修養以及所在組織的形象。
是以在接打電話時要做到：
第一，在打電話前将要說的事情整理出來，一二三四，打個腹稿，說出條理來;
第二，應選擇恰當的時間、地點和場合打電話，要考慮對方接電話是否友善，不要讓對方感到為難或尴尬;
第三，打電話要言簡意赅，表意清晰，長話短說，意思說完後要主動挂電話;
第四，要在電話鈴響三聲之内拿起話筒，如果未能及時接起電話,應表示歉意，“對不起，讓您久等了”;
第五.接電話的“開始曲”應規範但不能機械，不能像機器人那樣用缺少溫度的聲音去完成這個程式;
第六，在受理電話時要邊聽邊做記錄，應建立受理電話記錄本;
第七，接電話時要保持端正的姿态和清晰流暢的聲音，不要以為對方看不見你，認真和微笑是能夠通過電話傳遞的;
第八，接打電話結束,要對重要的資訊(通常是4w2h)加以确認，即
who(何人，受話人與相關人) ；
when(何時，打來電話及電話中涉及事項的時間);
what(何事，電話主要内容及來電原因);
where(何地，來電沙及事項的地點)；
how(如何做，打電話的目的及要求);
howmuch(多少，電話内容中的具體數量即有關資料)。
第九，電話中不可閑聊，不能“煲電話粥”。