直播回顧 | RWS 直播分享會：獨家揭秘大廠都在用的文檔核心技能

産品經理作為第一批感覺“春江水暖”的崗位，對市場的變化和需求尤為敏感。

随着市場的規範和成熟，B端産品需求不斷上升，競争變得日益激烈。特别是在企業大規模進軍建立全球業務時，産品經理的基本功——産品文檔的重要性不斷增加。

面對這樣的變化，以往的經驗不再百試百靈，B端産品技術文檔的核心發生改變。不少産品經理回報他們在工作中經常會遇到以下問題：

1. 什麼樣的産品文檔才是使用者更感興趣的，更容易了解的？
2. 産品文檔怎樣寫才能提高我們的業務效率？
3. B端産品技術文檔在撰寫時，如何進行内容思維的更新？
4. 面向海外市場，如何建構一個多語言文檔系統？

為了幫助更多産品人系統建構B端産品文檔思維，切實地提高産品文檔品質，人人都是産品經理聯合 RWS 舉辦了2023年特别企劃活動。

4月19日，本場活動我們邀請到了位元組跳動文檔工程師@楊鶴 、RWS 語言服務和技術事業部中國區首席咨詢顧問@呼延韶文 2 位嘉賓，從使用者、産品文檔、模型及固件等方面與大家讨論怎樣更新文檔技能，以實作産品價值提升。

01 産品文檔的結構化設計

楊鶴：位元組跳動文檔工程師。負責火山引擎toB的産品文檔，飛書開放平台和PICO開發者文檔的建設。在軟體産品文檔開發、文檔品質管控和資訊架構搭建領域擁有豐富經驗。

分享伊始，楊鶴老師先是再次強調了産品文檔的重要性，它貫穿于整個使用者旅程，也在各個産品中随處可見。如果産品文檔寫得不夠準确，會給使用者帶來不好的使用感受，進而影響業務。

那麼如何寫好産品文檔呢？楊鶴老師認為我們要具備結構化思維。

主流的結構化寫法分為三種：Information Mapping、Topic-Based Writing、Every Page is Page One。這三種寫法各有利弊，目前使用最為廣泛的是後兩種。

楊鶴老師對這三種結構化寫法一一展開介紹，并用案例輔助了解它們是如何應用在實際的文檔寫作中的。

接着，她提出一個内容編寫的方法：金字塔原理結論先行，突出重點。即确定核心資訊、建立主要觀點、組織主要觀點、添加支援細節、清晰的标題和子标題。

這個金字塔原理要怎樣應用在文檔中呢？不如去直播中一探究竟吧：https://996.pm/YyXPx

02 激活産品文檔的業務價值

呼延韶文：RWS 語言服務和技術事業部中國區首席咨詢顧問。專注企業内容管理領域近20年，曾就職于BM、EMC、OpenText等公司的企業内容管理部門。為華為、小米等國内領先企業提供内容管理戰略咨詢。

産品文檔作為産品經理和使用者溝通的媒介，在如今數字化的環境下，它在創作、管理、傳遞上都出現了很多問題，例如：

1. 沒有統一的協同創作界面和工具
2. 内容之間的聯系錯綜複雜，管理難度大
3. 缺乏數字化傳遞能力，内容多以靜态文檔包形式傳遞
4. 很難做到個性化的内容傳遞
5. ……

在企業出海過程中，一個産品往往存在多個型号、多個版本、多個語種、多個動态傳遞，幾何乘積效應增加了内容管理和傳遞的複雜度。

面對這樣的挑戰，結構化的寫作和管理方式是解決問題的關鍵。

通過結構化的管理方式，可以提高内容的品質，實作内容重用，提升使用者體驗等。并且，給企業帶來明顯的業務價值：提升産品銷量，提高客戶滿意度，提升品牌忠誠度。

并且，通過結構化創作和動态釋出可以滿足當下和未來的使用者需求。

使用者希望以自己喜歡的方式，在需要的時候擷取最相關的内容。而産品經理需要做的是，以解決使用者需求為出發點的内容數字化動态釋出。

還有更多的内容因為篇幅有限不全部展開啦，感興趣的同學戳連結進行觀看：https://996.pm/YyXPx

03 圓桌互動問答

兩位老師的分享結束，在場的聽衆紛紛提出自己的疑問，希望得到老師們的解答。一起來看看有哪些精彩的對話吧。

Q1：産品經理在寫文檔的時候需要注意什麼？容易陷入什麼誤區？

1）産品經理的文檔通常會從産品功能的角度出發，而忽略了使用者場景。

例如，有一個産品功能是讓使用者聯網，但文檔卻描述了建立網絡網關等術語，對于沒有網絡背景知識的使用者來說這是不容易了解的。

2）使用過多的術語，或是對概念進行了過度的包裝，使使用者很難聯系起來。

比如，通訊錄、組織機構、成員等概念在文檔中可能會難以了解。

3）文檔資訊的缺失。

由于産品經理已經非常熟悉我們的産品，可能會忽略一些使用者可能不知道的背景資訊，同時缺少關注點提示，直接引導使用者到達某一個操作步驟。

Q2：出海産品在文檔的寫作方式和工具選擇上需要注意什麼？

很巧合的是，我前兩天出差通路了一家主要做海外市場的企業。因為客戶群主要在海外，是以他們在産品文檔撰寫、翻譯和多語言釋出方面積累了很多經驗，同時也經曆了不少痛苦。

建議産品經理和文檔專家在規劃自己的産品和文檔時，即使短期内産品還不具備出海條件，但隻要不排除未來會拓展海外市場的可能性，就可以在整個産品和文檔規劃中，提前進行規劃，看看是否适合采用結構化的創作方式。

該客戶在進行内容出海的多語種轉換時用到了XML的創作方式，對内容進行标記。此外，資料庫、翻譯記憶庫、翻譯流程自動化、不同翻譯資源對接等因素，也是在建構内容創作平台方面非常有益的考慮因素。

是以，建議産品經理和文檔專家們從這些方面進行布局和考慮。

Q3：現在為了追求更高效、長壽命地使用産品，越來越多的技術文檔貫徹了極簡主義，但是經常本末倒置，使用者沒辦法閱讀。怎樣看待這一現象？

若使用者不能有效閱讀，這可能是因為内容出現了過度的極簡主義，即不是說越少内容越好，而是要去除多餘資訊，将關鍵點凸顯。在貫徹實踐極簡主義時，需要在完整性和内容間達到平衡。

例如，可以删去不必要的修飾語和重複表達，避免使用過于專業難懂的術語，可以使用通用詞彙，使示例清晰化并注重圖表的表達。

強調的應該是在表達上的精煉，而不是減少内容量，避免删除必要的資訊，因為那會使使用者難以了解。

Q4：有沒有好用的工具或者小技巧，可以提升産品文檔的寫作效率？

我非常贊同使用專業工具來做專業的事。不過，随着時代不斷變遷，無論是工具、平台還是方法論都需要不斷發展。

例如，10年前我們日常需要印刷版文檔的輸出，此時InDesign是最專業的工具。然而現在，随着數字化出版的大量應用，InDesign有可能限制輸出效率。是以，這些不同工具都是相對的。

在數字出版的時代，我認為楊鶴老師所提到的結構化創作方式能更高效、符合産品内容創作的要求。

這個結構化的創作方式主要有兩種，其中一種非常流行。擁有專業的結構化内容創作團隊，對于此類應用場景，他們更需要專業且高效的XML編輯器等專業編輯器。

另一種場景是許多非文檔專業人士參與産品内容的創作，讓他們使用專業的XML創作工具往往不合适。針對這些人，需要一種簡單易用但又具有結構化協同特點的編輯環境。

這兩種場景通常在企業文檔管理中同時存在，是以我們需要綜合考慮這個問題。

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