如何建立有效的管理體系？（一）

想象一下，如果沒有一個專注于訓練的有效管理系統，一個職業足球隊會是什麼樣子。現在拿走他們的戰術手冊和球員資料。在這種極端的情況下，你所擁有的是非常有才華(也許薪水過高)的人參與有組織的混亂。他們可能會赢得一兩場比賽，但從長遠來看，這支球隊注定要失敗。如何建立有效的管理體系?

建立有效管理體系的要素

我提供這個例子是為了說明為什麼任何組織都需要檢查其管理系統的存在性和有效性。如果您的文檔化過程(劇本)或基準測量(統計)中存在弱點或漏洞，那麼您将需要采取糾正措施。

1. 發現什麼是重要的

在上司一個團隊或一個部門時，最重要的是要弄清楚到底需要做什麼才能被認為是“成功的”。不幸的是，這些資訊往往沒有被部門經理清楚地告知(參見上面的負面管理例子)。你可能得自己弄清楚。

一旦你了解了你的組織明确的和未明确的目标，那麼你就可以開始建立有效的管理系統來實作它們。好的事情很少是偶然發生的，缺乏計劃通常會導緻浪費努力和糟糕的結果。

讓團隊成員參與進來:

• 與他們溝通并明确部門的目标
• 誠實地對待公司裡的規定和未規定。你可以通過誠實的方式赢得尊重。
• 以共識為出發點的計劃為部門指明了方向。

2. 計劃完成重要元素

規劃應包括以下方面:

• 需要什麼樣的檔案(政策、程式、表格和記錄)
• 必要的會議
• 哪些人應該參加，通常的議程是什麼
• 考慮時間和責任都是計劃的關鍵要素

建立行動模式

下一步是開發行動模型:

• 用更具體的細節充實這個計劃
• 高度具體的過程和任務要素應在程式、作業指導書和教育訓練材料中形成檔案
• 它們應該包括成功的關鍵要素和公認的最佳實踐。

這個階段的一部分是定期稽核和審查文檔，以便它反映實際的實踐和首選的方法。制定程式和其他檔案，隻反映藍天思維意味着，最終，它們很有可能被忽視，很快就會過時和無用。

要避免這個陷阱，開始時要現實，但要有計劃地不斷改進。然後通過教育訓練和稽核跟蹤檔案的建立。確定團隊成員知道哪些文檔和表單/記錄适用于他們，并且他們知道在哪裡可以找到它們以及如何使用它們。

了解所需資源

這個階段的另一個關鍵因素是確定團隊成員擁有完成任務所需的資源。他們有必要的技能和教育訓練嗎?一個確定每個人都接受定期教育訓練的計劃鼓勵了一個學習環境。

在技術和軟體應用方面尤其如此。當一些簡單的改變可以允許更自動化的方法，進而使他們的工作更容易時，人們就會變得自滿和舒适。教育訓練和教育可以促進創新。

3.定期檢讨過程表現

最後，定期回顧每個流程的進展情況:

• 計劃是否有效，是否與組織的總體目标一緻?
• 您的過程活動是否實作了計劃?
• 内部審計是否表明程式得到了遵守，并保持了更新?
• 你的績效評估真的能讓你深入了解部門的情況嗎?

這種類型的管理評審會讓你回到發現的地方(你真的明白發生了什麼嗎?)，這樣的循環又開始了。每次你在這個循環中移動，你應該至少能做出一點小小的改進。

現在你通過目标來管理，衡量什麼是重要的，反思它，然後試圖找到更好的方法(同時要明白沒有人是完美的)。這聽起來像是一個有效的管理系統的公式，以及整體上的成功。那麼現在讓我們來看看建立管理系統。

建立有效管理體系的五個階段

根據我的經驗，當一個公司第一次嘗試建立一個有效的管理系統時，它花費的時間比預期的要長，涉及的人員比計劃的要多，而且複雜性也在增加。為了控制這種趨勢，我主張将過程分成5個不同的階段，每個階段都有明确的目标:

1. 發現
2. 規劃
3. 發展
4. 實作
5. 重新發現

第一階段-發現

想想這個初始階段，項目管理的第一步。它包含了教練組所做的所有事情，包括第一次賽季前的球隊會議。

它是确定總任務和目标的地方，并确定了明确的效力标準。當然，球隊可能會把目光投向冠軍，但踢隊或鋒線隊員呢?在建立有效管理體系的這一階段，組織的每個部分都必須制定有意義和可衡量的績效标準。

管理目标

建立目标和标準需要管理層仔細審查真正有助于公司整體使命的内容。部門目标必須與公司目标保持一緻。用我們的足球類比來說明:跑衛可能會提出一個賽季總跑動5000碼的目标。

這可能對團隊目标有利，也可能不利于團隊目标，而一緻的目标可能是達到平均每次跑步+5碼。後者可能更适合一個高度以傳球為導向的進攻。

在您的發現階段，一旦您的目标和有效性标準達成一緻，您就可以建立您的行動計劃了。這一步隻是一個廣泛的路線圖，涵蓋了建構管理系統的其餘4個階段。發現階段通常需要2-4周，大約占整個過程的12%。進入下一個階段;

第二階段-規劃

你曾經有機會觀看大型建築物的建造嗎?每天從地基到頂樓的進步真的很驚人，如果你像我一樣，你會想“這一切是怎麼發生的?”答案是:這需要大量的計劃。

一項複雜的建築工作顯然需要項目規劃中極其細緻的細節來協調材料和人力。不充分的項目規劃可能導緻浪費、延誤和劣質的最終産品。

建立一個有效的管理系統同樣依賴于執行一個強有力的計劃階段。

策劃管理體系

規劃階段可以說是任何大型項目中最重要的一步。如果你沒有做好計劃，其他的事情也會跟着失敗。

正如建築承包商不敢在沒有計劃的情況下開始訂購材料或敲打釘子一樣，您的公司必須避免過快地進入編寫程式的實際開發階段，而程式是有效管理系統的基礎。

業務評估

以建築為例，第一步通常是對建築用地進行調查。你要檢查公用設施、道路、财産等級和土壤等條件。

在管理系統開發項目中，我們将這一步稱業務評估，因為它闡明了您組織中的目前現實和您所陳述的目标之間的“差距”。回想一下，目标和可衡量的有效性标準是在第一階段-發現階段建立的。

差距分析或業務評估的結果被用作産生項目計劃的輸入。

項目管理

項目計劃詳細說明了有助于管理人員控制項目以及設定預算和時間表的材料和工具。我們大多數人都熟悉管理将一塊光秃秃的土地轉換為建築師願景所必需的元件:圖紙、投标、許可、合同、工作訂單和檢查。但是建立一個有效的管理體系需要什麼呢?

完整的流程

您的項目規劃階段包括生産這些元件，這些元件将大大簡化開發和實施階段(分别為III和IV)，并形成一個整體的堅實結構:

• 項目角色和職責
• 組織機構圖
• 活動，資源，日期
• 評論結構
• 狀态報告
• 檔案控制和格式
• 流程圖
• 法規遵循需求
• 教育訓練、實施、測試和稽核計劃

流程圖評審

在結束計劃階段之前，對每個組成部分進行審查，重點放在流程圖和有效性标準上，以確定與确定的組織目标保持一緻。這種檢查将有助于在接下來的階段中消除項目漂移。

計劃階段需要2-4周，并引導我們進入開發階段。

第三階段-發展

雖然我不是娛樂大亨，但《開發階段》讓我想起了制作一部好萊塢電影。當我們坐在影院裡觀看最新的大片時，我們看到的是一個成品，并認為它和它看起來的差不多。但我們錯了。制作一部電影，就像建立一個強大的政策和程式系統的過程一樣，是一個非線性的過程，需要大量的“幕後”支援。

管理系統和發展過程

就像每一部偉大的電影都是由一位才華橫溢的導演指導的;你要努力建立一個有效的管理系統需要一個熟練的項目經理。這個角色在開發階段尤其重要，因為在這個階段，整個項目的時間、精力和費用都要投入其中，就像電影制作的實際拍攝階段一樣，它可能會消耗你項目成本的50%。

政策及程式專業知識

一個優秀的項目經理需要具備哪些技能?除了良好的組織、溝通和時間管理技能外，我還具備政策和程式或流程開發方面的專業知識。根據您的員工，這可能需要外部資源。

相關的發展過程

你可能會驚訝地發現，電影很少是按“線性順序”拍攝的，也就是說，從開始到結束。出于種種原因，導演會将場景分成“亂序”拍攝的幾組，然後再編輯到正确的位置。類似地，您的公司将希望通過将相關流程組織成一組，然後在進入下一組之前完成這些流程來進行開發階段。

政策和程式檔案控制

您的開發工作将從建立政策和程式文檔控制流和格式開始(将這些視為設定階段)。接下來，配置設定給你的作者将根據基本材料制作實際文檔(精煉腳本)。檔案控制最好使用線上程式管理軟體産品進行管理。

然後，執行流程演練并測試 a)遵從性 和 b)有效性(彩排)。完成此流程分組後，您将轉到另一組。

流程的支援檔案

電影結束時，我總是驚歎于演員名字後面長長的字幕。這需要大量的資源才能實作，你的開發過程也不例外。你将依靠有價值的支援檔案，如職位描述、表格、技術手冊、教育訓練計劃和參考材料來開發你的新管理系統。

完成系統的過程評審

直到所有的場景都被拍攝和編輯完，一部電影才能釋出。同樣，在進入建構有效管理體系的下一階段——實施之前，您将希望完成過程文檔并将所有過程作為一個完整的系統進行審查。

開發階段需要2-4個月的時間，這取決于過程的數量、遵從性需求和編寫者/審稿人的技能。現在你已經準備好将你的有效管理系統付諸行動了。