當員工有問題時，你是否確定答案易于找到，還是讓他們摸不着頭腦？在你的組織中，知識是否得到了妥善管理，或者你是否依賴于員工之間分享隐性知識，或者潛在地重複備援工作？
如今，大多數組織都充滿了知識工作者。也就是說，他們依賴于可用性和準确性的知識來執行他們的工作角色。當員工遠離有形産品時，集體智慧的品質決定了組織的成功與失敗。
《财富》500強公司每年因未能分享知識而損失至少315億美元。
這意味着組織需要一個知識管理系統來幫助整個公司組織和共享這些知識。沒有一個集中的知識存儲庫，員工将被迫在不同的來源中搜尋重要答案，進而浪費時間和資源。
什麼是知識管理？
知識管理是任何組織内外部知識的存儲、組織、管理和共享。知識管理依賴于人、流程和技術的成功，并常常是決定企業興衰的因素。
知識管理系統被用來通過搜尋或發現為員工提供重要資訊的通路。這些系統由營運團隊啟動和維護，他們負責這些知識的品質。
知識管理将知識存儲在一組谷歌雲盤檔案夾中開始進行共享，但很快發展利用知識管理系統管理專業知識，并提供所需的所有功能，以便使用者以快速搜尋和檢索知識，而不必求助于同僚、客服。
知識管理在組織中的重要性
知識工作者依賴于最新和準确的知識來正确執行他們的工作。問題在于，知識是一種不斷變化的資産，是以對公司來說很難确定他們知不知道這些資産。
正如知識專家彼得·德魯克曾經說過的，“知識與所有其他資源不同，它不斷地使自己過時，以至于今天的先進知識就是明天的無知。而且，重要的知識容易受到迅速而突然的轉變影響。”
知識管理是持續管理這些知識的過程，使其成為員工的有用資源。知識管理系統可以定期适應變化，并以最适合員工的形式提供知識。
借助正确的知識管理資源，員工将更加高效并與團隊其他成員更有效地合作。他們将節省搜尋資訊的時間，并且被授權分享自己的知識，有助于職業發展。
知識管理的主要好處包括：
- 員工被授權實作其目标，是以浪費的資源和時間較少；
- 随着關鍵員工離開組織并帶走知識，丢失的重要知識較少；
- 員工能夠做出更好的決策，因為他們可以獲得執行工作所需的知識；
- 企業在知識傳輸和保留方面落後的競争對手相比，具有顯著的競争優勢。
實施知識管理面臨的7個關鍵挑戰
盡管有益處，但組織在實施知識管理時面臨着一些障礙。知識管理存在許多挑戰。在本文中，我們将讨論一些最常見的挑戰。
過時的技術
企業的員工很可能有自己的系統和方法在組織内尋找知識。不幸的是，這些解決方案可能非常過時，不适合現代知識管理系統。他們可能正在使用笨重的搜尋功能，或者在分發到許多存儲庫中的知識方面苦苦掙紮。
當員工與遺留系統搏鬥時，這使得成功的知識共享幾乎不可能。該技術不适合一個靈活的現代組織，該組織需要以閃電般的速度通路知識，以保持競争力。
員工短缺
有時組織缺乏員工對知識分享努力的貢獻。如果員工不花時間記錄他們的知識，那麼任何知識管理倡議都将失敗。當員工忙于其他任務時，他們不會意識到投資于未來的知識的重要性。
許多團隊正在應對員工不優先考慮知識分享的問題，因為這沒有融入他們的文化或得到獎勵激勵。沒有建立一個系統來正式建立和分發知識，是以員工把所有知識都放在腦子裡，當需要提問時會感到恐慌。
時間不足
與員工不相容的優先事項密切相關的是一種認為缺乏時間建立知識的看法。當一個項目的截止日期臨近時，沒有員工會停下來記錄他們的知識，因為他們根本沒有足夠的時間。其他任務被列為更重要的任務，結果是KMS被擱置，因為沒有人使用它。
管理承諾失敗
在知識管理倡議能夠紮根之前，它必須得到進階管理層的支援。不幸的是，管理層往往很慢才采用新技術，當員工看不到正确的行為模式時，他們會效仿已經樹立的榜樣。
當管理者不分享知識時，員工也會囤積知識，認為這是正确的做法。進階上司層負責灌輸知識分享的文化，但他們可能認為知識對他們的角色或部門不重要。
抵制組織變革
正如我們之前提到的，員工可能已經采用了自己的知識分享技術和系統，盡管這些技術和系統不适合真正的知識管理。說服員工采用新方法可能會很困難，因為他們抵制組織變革，并且他們可能以前見過類似的倡議失敗。
與現有的行為模式相比，改變到新的做事方式通常會感覺需要更多的努力，無論它們有多麼不友善。如果員工認為他們的方法已經有效，他們會對新知識管理系統的價值持懷疑态度。
不可靠的資訊來源
企業可能已經有一個知識管理系統，但員工認為它是一個不可靠的資訊來源。也許知識是不準确或過時的，當員工做出關鍵業務決策時，這往往會帶來更多的害處而不是好處。
如果資訊沒有用處，那麼KMS的采用将徹底失敗。員工會經常使用擷取知識最容易和最可靠的途徑，而在這種情況下，這是他們同僚的頭腦。一個不可靠的KMS比沒有KMS更糟。
資訊不易擷取
企業的資訊可能就在一個地方存放着，但員工很難擷取。這可能是因為它的結構不直覺，或者搜尋功能不夠強大。毋庸置疑，當員工無法擷取資訊時，他們就不再使用現有的知識管理系統，而是轉向他們的同僚。
當使用像雲盤這樣的工具時，這可能是一個特别的問題，因為擁有的檔案越多，搜尋就越困難，過濾結果也越困難。如果缺乏智能搜尋系統，知識就會變得難以了解。
克服挑戰的有效方法
組織可以采取具體步驟來幫助他們克服知識管理政策中固有的常見知識挑戰。在這一部分，我們将探讨組織可以克服這些問題并在知識管理中取得成功的七種方法。
設定清晰的目标
當企業确切地知道自己想要達到什麼目标時，知識管理就變得更加現實。也許目标是提高組織内的生産力或減少重複工作。實施知識管理政策必須值得付出努力，否則注定會失敗。
設定的目标必須是可實作的，并激勵員工采納新系統，向他們展示如果按照計劃行事，他們将獲得的收益。在某種程度上，員工應該知道現有系統不起作用，這将使他們願意接受新的目标。
組建團隊
知識管理始終是一個團隊的努力。沒有一個單獨的個人會對KMS的成功負責，因為必須組建一個團隊，他們将為貢獻、更新和分發知識做出貢獻。這需要團隊成員擁有明确的角色和責任。例如，企業負責人可能有一組内容審查員。
建立一個将推出和維護知識管理政策的團隊對于責任制非常重要。他們不僅要負責知識的創造，而且還将模範必須的文化變革，以確定倡議成功。
選擇适當的流程
知識管理需要一套存儲和共享知識的流程。企業需要讓員工知道他們如何送出他們的貢獻，以及如何标記一篇文章進行審查。企業需要管理所有與知識相關的活動的端到端過程，以将知識管理嵌入到組織中。
記錄流程可能有助于確定團隊都遵守各種步驟。知識管理在每家公司都會有所不同，企業雇傭的每個員工都需要了解企業的工作方式。
為團隊簡化事務
如果變化比他們已經習慣的更複雜，企業的團隊就不會接受。如果現有的知識流程更容易處理，團隊就會固守已有的方式，對變化抵觸。一個功能強大但簡單的知識管理系統是鼓勵團隊采用新的知識分享方式的解決方案。
簡單并不意味着簡陋！知識管理系統應該易于使用，同時足夠靈活，可以适應不同的工作方式。技術應該根據團隊的需求來塑造自己，而不是相反。
推廣知識分享文化
組織中的進階上司者和知識倡導者可以推動知識分享文化。當員工看到有影響力的上司者展現正确的行為時，他們更有可能效仿。更為關鍵的是，當員工看到知識分享的好處時，他們會被激發參與其中。
當知識分享被文化認可時，員工變得更加投入和願意貢獻。知識分享應該在你的文化中根深蒂固，以至于自然而然的使用知識管理系統和工具來查找和分享知識。
配置适當的知識管理軟體
如果沒有正确的工具來存儲和共享知識，知識管理就無法實作。具有前瞻性的公司投資于解決方案，如知識庫軟體，以幫助他們進行知識存儲和檢索，這些解決方案具有正确的功能集，可以幫助組織實作目标。
Baklib的解決方案就是提供直覺的内容管理系統，使員工能夠撰寫和釋出文章。文章可以結構化地放置在一個清晰的分類系統中，并且可以通過功能強大、容錯率高的搜尋來通路。使用Baklib，建立和查找内容都變得輕松，這對你的知識管理工作至關重要。
激勵員工貢獻
員工的工作角色應該包括他們應該為知識管理系統做出貢獻。以财務獎金或額外的休假形式獎勵最多産的貢獻者。當員工看到貢獻的原因時，他們更有可能分享他們的知識。
一個強大的知識管理系統包括整個組織的貢獻。團隊中的每個人都可以提供有價值的東西，他們的幫助可以使企業開發出一個更有幫助的資源庫。隻有當員工高度參與并願意分享他們的知識時，知識管理政策才能取得成功。
總結
知識管理是提高組織生産力的強大方式。當員工浪費更少的時間尋找知識時，他們可以花更多的時間在價值創造和關鍵任務活動上。當企業能夠利用勞動力中潛在的知識時，他們就會更加成功。
當員工獲得授權時，他們會創造卓越的産品和服務，并為企業最重要的利益相關者（客戶）提供更好的支援标準。知識不應該是消耗士氣的負擔，而應該成為組織現在和将來保護和共享的重要資源。
像Baklib這樣的工具可以幫助組織将知識管理工作提升到一個新的水準。通過利用Baklib的内容建立過程，可以随時向公司中的每個人提供知識，當每個人都快堵地完成工作時，這也會使利潤增加和整體業務增長。