本節書摘來自異步社群《adobe acrobat xi經典教程》一書中的第2課将郵件轉換為pdf（windows），作者【美】adobe公司,更多章節内容可以通路雲栖社群“異步社群”公衆号檢視。
将郵件轉換為pdf（windows）
adobe acrobat xi經典教程
利用print指令，可以從任何應用程式中轉換郵件資訊。如果使用者在microsoft outlook或lotus notes中使用acrobat pdfmaker，那麼轉換郵件資訊會更靈活（僅适用于windows）。在本節的練習中，讀者将使用自己的電子郵件檔案。如果你不使用outlook或lotus notes，那麼可以跳過此練習。
為友善存檔或提高可移動性和可搜尋性，将電子郵件存儲為獨立于電子郵件程式的格式有很大幫助。pdfmaker将在outlook和lotus的菜單和工具欄中添加按鈕和指令，讓您能夠将單個電子郵件或電子郵件檔案夾轉換為adobe pdf。
如果在outlook和lotus notes中沒有看到acrobat按鈕或指令，可參考“adobe acrobat xi help”中的“show or activate pdfmaker in microsoft office and lotusnotes”。
轉換電子郵件檔案夾（acrobat pro）
完成任何個人或商業項目後，通常有一個或多個檔案夾包含與該項目相關的電子郵件。有了acrobat pro後，可輕松地将這些檔案夾轉換為可搜尋的pdf檔案，它們不依賴于電子郵件程式。
檔案夾中的每封電子郵件都将轉換為一個獨立的檔案，并預設存儲在一個pdf包中。
1．選擇一個檔案夾。
在outlook 2010中，單擊adobe pdf功能區的selected folders，然後選擇create new pdf，如圖2.24所示。
在outlook的老版本中，單擊工具欄中的create adobe pdf from folders按鈕。
在lotus notes中，單擊工具欄上的convert selected folder(s) to adobe pdf按鈕。
為節約時間，練習時選擇不要包含太多電子郵件的檔案夾。
2．在outlook中，可在convert folder(s) to pdf對話框中選擇要對其進行轉換的其他檔案夾；如果選中複選框convert this folder and all sub folders，将自動包含所有的子檔案夾。另外，也可展開檔案夾，并手動選擇要轉換的子檔案夾。這裡選擇檔案夾inbox，不選中複選框convert this folder and all sub folders，然後單擊ok按鈕，如圖2.25所示。
3．在save adobe pdf file對話框中，單擊save按鈕将pdf檔案儲存到檔案夾lesson02中，并使用預設檔案夾名稱inbox.pdf。可能需要允許連接配接到郵件應用程式。
轉換後的郵件将自動在acrobat中打開，且位于一個pdf包中。
設定自動歸檔
使用acrobat可輕松地自動備份電子郵件。
1．單擊setup automatic archival。
在outlook 2010中，單擊adobe pdf功能區的setup automatic archival，如圖2.26所示。
在outlook的老版本中，選擇adobe pdf>setup automatic archival。
在lotus notes中，選擇菜單actions>setup automatic archival。
2．在acrobat pdfmaker對話框中，單擊automatic archival頁籤，選擇複選框enable automatic archival。
接下來，需要指定備份頻率，這裡将設定為在每周六午夜備份電子郵件。
3．在frequency部分，選擇weekly，并在其旁邊的下拉清單中選擇saturday。
4．将run at設定為12:00 pm。可使用箭頭按鈕來調整時間，也可以選擇其中的小時、分鐘部分，然後輸入新值。對于其他選項，保留其預設設定。
5．如果使用的是acrobat pro，單擊settings頁籤，然後選擇output adobe pdf portfolio when creating a new pdf file，将檔案合并成一個pdf包。取消標明該選項，則将頁面合并為一個pdf檔案。
id.tif
提示：
settings頁籤中的embed index for faster search選項在歸檔含有很多資訊的檔案夾時很實用。該選項為整個郵件包建立一個索引。搜尋這個索引比逐個搜尋pdf檔案要快得多。
6．在automatic archival頁籤上，單擊add，選擇要歸檔的檔案夾，如圖2.27所示。
7．在convert folder(s) to pdf對話框中選擇要歸檔的檔案夾。除檔案夾inbox外，這裡還選擇了outbox和sent items檔案夾。展開有子檔案夾的檔案夾（這種檔案夾旁邊有一個加号），以核實要轉換所有子檔案夾。
如果選中複選框convert this folder and all sub folders，将自動歸檔inbox中的所有檔案夾。如果不想轉換所有子檔案夾，應取消選中該複選框，然後手工取消選擇不想轉換的子檔案夾。
8．選擇好後，單擊ok，并在save pdf archive file as對話框中指定歸檔檔案的名稱（這裡使用emailarc），将歸檔的檔案存儲到檔案夾lesson02中，然後單擊open按鈕。
9．單擊ok，如圖2.28所示。在每個周六的午夜12:00，指定檔案夾中的電子郵件檔案将自動歸檔。
注意，這将覆寫前一周的歸檔檔案。
為檢視歸檔檔案，下面運作一次歸檔操作。
10．單擊adobe pdf功能區（outlook 2010）中的setup automatic archival，選擇adobe pdf>setup automatic archival（outlook的老版本），或者選擇actions>setup automatic archival（lotus notes）。然後在acrobat pdfmaker對話框中，單擊automatic archival頁籤并單擊run archivalnow按鈕，如圖2.29所示。将自動轉換電子郵件，并将其存儲到指定的檔案中。
在任何時候，都可在acrobat pdfmaker對話框的automatic archival頁籤中，通過add和delete按鈕添加和删除要自動歸檔的檔案夾；還可使用按鈕change archival file按鈕修改歸檔檔案的名稱和/或位置。
11．完成後，關閉所有打開的pdf檔案，然後關閉outlook或lotus notes。
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