快捷编制面向项目的资源采购计划

1.背景

软件项目中经常涉及到软硬件资源的采购，在云计算时代这一采购工作的范围和深度都得到进一步增强。如果快捷编制出项目的资源采购计划呢？

2.步骤一览

• 收集需求
• 梳理资源需求计划
• 梳理资源部署计划
• 整理资源采购最晚到位时间
• 根据商务政策及策略优化采购批次设计
• 反馈与措施资源需求方的资源到位时间
• 形成资源采购计划

3. 计划编制说明

3.1 收集需求

最好的需求来源是项目的进度计划。好的进度计划上会在任务上描述所需的资源，包括服务器、数据库、网络等。但一般的项目经理或开发经理更多的描述的是对人的描述。

其次要关注项目的里程碑计划、合同中的相关验收条件和标准。这些约束和限制的弹性小，需要项目组共同努力去达成。

3.2 梳理资源需求计划

将收集到的需求，转化成独立的需求清单，至少包括：

• 资源类型
• 资源型号及关键参数
• 用途
• 投入任务使用的时间

梳理出该清单后，最好与相关人员再次核对一下，减少因项目计划文档更新不及时、文字描述不准确等导致信息理解有误。

3.3 梳理资源部署计划

传统线下资源采购部署周期很长，比如一台服务器从下单到到货一般需要 2 周，还需要工程师上架、调试网络、系统优化等；比如一台数据库软件到位后，还需要安装、调试等，至少需要 1-2 天时间。

顾需要在资源需求计划中增加一列部署用时，该用时包括：

• 备货时间
• 物流时间
• 系统部署时间（需考虑部署人员有限的约束）

3.4 整理资源采购最晚到位时间

在上述表的基础上，增加资源最晚采购到位时间：

资源最晚采购到位时间 = 资源投入任务使用的时间 + 部署时间

3.5 根据商务政策及策略优化采购批次设计

上述都是从技术侧进行梳理，下一步需要从商务侧进行优化，重点考虑 2 个因素：

• 供应商优惠政策：如大批次的折扣，打折季的促销，独立的特殊优惠政策。
• 自身的采购政策，现金流的控制策略等。

对于公司看到的现金支付计划，对于供应商此时看到的采购规划。经过多次措施后，会形成从商务和财务上更合理的采购安排。过程中可能会修改下单时间等。

3.6 反馈与措施资源需求方的资源到位时间

由于经过商务的优化，可能资源到位时间或早或晚，所以需要与资源需求方及时沟通，协商解决。

• 过晚影响相关任务的进度
• 过早可能导致打乱既有工作的安排，甚至无法接受资源的到位

3.7 形成资源采购计划

到这里时，技术和商务的需求沟通完成，也与供应商的沟通达成共识。这时才能形成正式的资源采购计划。