系統內建項目整體管理

從項目整體管理過程來看，分為七部分：制定項目章程、制定項目初步範圍說明書、制定項目計劃、指導與管理項目執行、監控項目工作、整體變更控制、項目收尾。

一、制定項目章程

在項目啟動階段，項目章程是正式準許項目的檔案，包括了對項目所産生的産品或服務特征，以及所要滿足的商業的簡單描述。項目章程也是管理層給項目經理的任命書，授權給項目經理調用各種資源。在合同環境下，所簽的合同常被作為賣方的項目章程。

在以前的工程項目中，都是老闆直接對我們進行“拍肩膀”式的工作任命，這種簡單的方式使得我們這些項目經理有時很難開展工作，下面的員工不“服氣”，有關的部門難配合，有時還難免與老闆有糾紛。項目章程的制定，雖然不符合中國人的做事習慣，但它卻很好的解決了上述的問題，使得工作更加正規。

二、制定項目初步範圍說明書

在項目啟動階段，項目範圍說明書确定了需要完成的項目事項，包括項目目标、項目工作内容和項目可傳遞成果等。

對于項目可傳遞成果，我認為是客戶在出資開始實施項目後最關注的一方面，是以在制定範圍說明書可傳遞成果上一定要細之再細，并且對相關功能于以說明和對相關裝置注明品質要求等等，這樣可以明确項目範圍并減少在項目完成後與客戶之間的糾紛。

在《太航大酒店“西樓”弱電工程》項目中，我公司對可傳遞成果的制定，在一定程度上減少了與客戶因了解上的差異而導制的糾紛，見下表（部分）：

可傳遞成果	功能說明/品質要求
背景音樂系統	可以在有該系統的場所聽到酒店播放的背景音樂及酒店廣播
監控系統	對安裝有監控裝置的場所進行24小時不間斷監視及錄像
人員教育訓練	對操作人員進行為期一周（8小時*5天）的強化教育訓練，保證人員考核及格率在90%以上、優秀率在60%以上，并且30%的人員能解決一般性故障。
……
餐飲管理系統	餐飲部使用該系統可以實作就餐客人的桌位預定、服務員的無線點菜、廚房直接列印菜單、銀台結帳的功能
餐飲管理軟體源代碼	此代碼為不可傳遞成果，版權歸乙方所有。

三、制定項目計劃

在項目計劃階段，項目計劃通過使用其他專項計劃過程所生成的結果，是用來協調所有項目文檔的文檔，用于指導項目執行和管理的整體性、綜合性、全局性。項目計劃可以幫助項目經理上司項目組并評估項目狀态。

項目計劃包括：項目的目标、項目的任務和工作範圍、項目的進度安排和品質要求、項目的成本預算成本要求、項目的風險控制和變動控制要求與措施、項目的各種應急計劃等。

項目計劃中最主要的是大量的收集有關項目的資訊、資料。隻有對準确、實用的資訊源進行分析才能做好下一步工作。在做項目計劃的時候，邀請與項目相關的幹系人員參與。以提高項目計劃的實用性。

項目計劃的編制工作包括：

1、項目計劃整體的綜合性分析

項目計劃整體的綜合分析是項目計劃時不可缺少整體分析。項目在計劃制定前，要對前期階段所收集的資訊、資料進行綜合分析（如：施工項目要對現場進行施工難度分析）。還要對各要素互相依存的關系進行分析。在計劃整體綜合分析時要細緻、實際、認真、科學的做好全方面的分析。我們在做項目計劃整體綜合分析時，要綜合考慮到項目的工期、品質、成本三個要素。項目的成本與工期是相關的，項目的成本是随着工期的變化而變化的。工期直接影響着成本的增減，是以必須綜合分析二者的關系和互相變化的影響。同時還要綜合分析項目品質和成本的關系，我們對品質有相應的控制，這時成本也會随着控制的方法有所變動。是以品質的保障與否也直接影響着成本的高低。一個項目的成本不僅與工期有關，而且與項目品質直接相關。

2、項目計劃初步方案

隻有對整體資訊資料進行完全有效的實際分析後才可以制定項目計劃初步方案。項目計劃初步方案可以使用分析整體的方法。首先要對項目工期和成本兩大要素計劃整體，再将品質、資源等個要素內建一個綜合統一的項目計劃。項目計劃初步方案是以技術和項目各種時間資源出發編制的。沒有對客戶和各利益方面進行綜合考慮，也就沒有必要進行項目計劃細緻的優化工作。初步方案隻是對下一步綜合平衡和進一步優化。

3、項目計劃的綜合平衡

在制定項目計劃初步方案後，在運用綜合平衡法對各種要對目标、任務、責任、進度、成本、品質等各種要素進行統一、協調。這時最重要的是請項目的主要幹系人參加，以各方要求和期望對項目計劃的初步方案進行評價和調整，在綜合平衡時要準确有效的作好對各要素的平衡。要由項目相關利益主體對項目初步方案進行全面的評審，以達到全部項目幹系人的要求和滿意。

4、項目計劃最終方案編制

最後我們就可以編制項目計劃了，項目計劃是項目組實施項目時的依據。是以計劃方案要給出正規的計劃格式，并要求項目的各方最高決策者予以準許。

  在完成項目計劃編制後，項目組要拿出在項目計劃編制過程中最重要的成果項目計劃檔案。項目計劃檔案是用來管理整體實施過程的全局性計劃檔案。可以根據使用者的不同發放不同詳細程度的項目計劃檔案。

項目計劃檔案是重要性的檔案，是以項目的計劃檔案應該包括項目的準許與特許情況描述與說明、項目整體管理方法、項目任務範圍綜述、WBS描述和說明、項目各管理層的成本和進度描述和說明、（每項工作的工期、成本、績效度量基準的描述和說明）、項目重要裡程碑和目标日期描述和說明、項目團隊的關鍵成員和所需人員的描述和說明、（項目的主要風險、限制、前提與預期的描述和說明）、項目專項計劃方面的描述和說明、存在問題和尚需決策方面的描述和說明。

四、指導與管理項目執行

在項目執行階段，項目計劃的實施過程是項目組完成整個項目計劃任務的過程。項目的各項任務需要在這一過程完成，各種目标需要在這一過程中實作，各項專項計劃要在這一過程中落實，大量的資源都将在這一過程中被消耗和占用，項目可傳遞成果也将在這一過程中形成。

項目計劃實施過程是項目組在實際工作中最不容易控制的過程，一切的問題也都會在這一過程表現出來。能否按照計劃在實施中完成工作，直接反映着計劃中的有效程度和項目組成員執行項目中的控制能力。

比如在我公司的《山西省中小企業局資訊網工程》項目中，項目組采購人員基于過去的經驗，認為裝置應在網絡系統建構完成後才進行采購，這樣可以減少項目風險，但他沒有意識到工期的緊迫，當即我就說明原因并令其馬上與廠家聯系裝置采購等事宜。

五、監控項目工作

在項目控制階段，要對項目實施過程進行監控，對照項目管理計劃來評價項目績效，并且采取糾正或預防措施來實施項目效果。

這樣做可以很好的找出項目實施過程中與項目計劃不符的地方，我公司在《蕉葉西餐廳餐飲管理系統》項目安裝調試軟體系統過程中發現有不時“丢單”的現像，雖然問題不是很突出、嚴重，但經研究還是改善了軟體系統，解決了該問題，保證了客用使用的穩定性及日後項目的回款。

六、整體變更控制

在項目控制階段,整體變更控制要確定産生變更的因素是有益的，并且拿出更新的項目計劃和項目變動的行動方案，還要吸取教訓進行讨論，找出變更的原因，整理成項目實施過程的曆史資料，以日後參考和借鑒。如在工程項目中遇到施工場所有難以解決的地方，就要變更項目方案中的一些要求。

在以前的項目施實中，我們常常花費大量的資源去解決一些問題，像有一次弱電布線工程中，客戶要求走暗線，而客戶的牆面是鋼筋混凝土澆築成的，緻使我們用一周的時間和大量人員去工作。如果當時用線槽走，隻要和客戶好好的工作，也可以完成任務。

七、項目收尾

在工程項目中，由于沒有很好的做項目收尾工作，導緻我公司《太航大酒店“西樓”弱電工程》項目從業人員長住施工現場，并且使工程尾款至今難以順利收回，是以對日後的工程項目，公司要求項目經理務必在施工結束後切實完成工程項目驗收、合同付款等工作，正如計算機資訊系統內建項目整體管理中項目收尾所要求的一樣。

在項目收尾階段，整體管理完成了所有項目活動，正式結束項目或項目階段，移交已經完成的項目或取消項目。對于項目行政收尾，要整理項目檔案，評估項目完成的情況和品質，總結項目活動中的收獲及經驗教訓，并且妥善安排遣散的項目組成員。對于項目合同收尾，要結清所有合同協定或合理處理合同的提前終止。

綜上所述項目整體管理可以簡單的了解為是對項目的運籌與操作。項目整體管理是項目組織對項目的最具全面性的一項工作，它是以全局出發對整體項目中各專項進行計劃與平衡協調，以滿足相關項目幹系人的利益要求和期望。