做好這兩項，就能提高工作效率！

是不是還在糾結用什麼工具來記錄所有的todo list

是不是有些工作一下子過了deadline，而根據忘了個幹淨，

是不是遺漏了很多郵件中的待辦事項，

是不是有些郵件又找不着了，

是不是沉沒在各種郵件中無法自拔，
           

開始工作，才發現工作遠遠比讀書要複雜的多，知識點不是僅僅隻需要在書裡翻翻就能找到了。而工作，項目一個接着一個，雜事一個接着一個，有時候同時來了好幾個項目，根本不知道先處理哪個好。

做好計劃以及郵件分類，就能節約很多反複查找回憶的時間，提高效率。

Todo List

• 周計劃
• 日計劃

工具：這個其實大家都會有自己個人的習慣，對于工作來說，我還是比較推薦OneNote，之前也有寫過OneNote如何使用的，這裡不展開說，感興趣的可以點選檢視。

架構：

1.簡單周計劃管理

@-deadline-detail：不确定是不是再《每天節約兩小時》裡看到的，平時使用這個就足夠了。

@：記錄相關資料，比如聯系人的電話啊郵箱啊

deadline：記錄事項對應的截止日期，或者沒有截止日期，也可以使用todo、inprocess等來标注，就不需要每次做事都得從上往下看了。

detail：記錄工作詳情，以及子項

1. 複雜事項月/周管理

四象限：重要-緊急，做長遠計劃或者複雜的事項管理的時候，就可以用上。

郵件處理

工具：郵件系統outlook

架構：

理論：看闆管理

1. 先将郵件按發件人分成幾個大類，比如同僚/合作夥伴等（基礎設定，這裡不展開）
2. 檢視郵件的時候，點選快捷鍵，自動将郵件歸到相應的檔案夾裡，并打上相關标簽
   • Todo：如果郵件需要下一步處理，就點選“Todo”快捷鍵，郵件自動到了“JustWork”檔案夾裡，并打上了“Todo”标簽
   • In Process：當郵件事項開始進行中，需要等待回報時，就标注為“In Process”
   • Pending：如果郵件事項長久“pending”，就讓它歸為“Pending”，這樣就不需要時刻的去檢查它了
   • Backlog：如果是積壓的郵件事項，就把它歸在“backlog“裡
   • Backup：如果郵件裡的内容比較重要，以後可能會用到，就歸為“Backup”裡
   • Review：如果郵件需要之後再回顧反思，則點選快捷鍵到“Review”中
   • Done：當郵件相關事項已經完成，則點選“Done”，郵件自動打上“Done”标簽，并進入“Done”檔案夾

   

3. 建立重要項目的檔案夾，按項目建立子項，郵件與其相關，就将相關郵件拖入其中

設定快捷鍵

設定快捷鍵如圖，使用的時候，隻需點選，郵件自動歸到相關檔案夾裡并打上标簽

步驟一：設定分類，點選”分類-所有類别“，設定相關的标簽，最好将快速步驟和分類的顔色設定的一樣，這樣在檔案夾裡，就可以清晰的分辨出來

步驟二：點選快速步驟的小标，點選“建立”，增加新的快速步驟

步驟三：點選編輯快速步驟，修改圖表+名稱+操作

完成！

如果郵件和計劃相關時，還可以直接将郵件内容一鍵推送到OneNote；outlook裡的會議也可以直接用OneNote寫會議紀要。

用什麼工具不重要，重要的是你怎麼使用它。不斷學習，用高階簡潔的思考模型删繁就簡，不斷簡化優化工作，提高工作效率。

使用的工具

• Outlook
• Onenote

生活追求簡單，工作也是。拒絕陷入冗雜無章的雜事堆中。