【時間管理】從零開始GTD——GTD原則

這篇文章将介紹gtd的核心原則，同樣也是《從零開始gtd》系列的目錄。

收集

把任何你需要跟蹤、記住、或者要做的事情全部記錄到“收集箱”中：一個收件箱，電子郵箱，錄音帶，筆記本，pda等等。把你腦中所有東西都清理出來，放入你的收集裝置中，準備進行下一步的處理。每天抽幾十分鐘收集一下腦中的資訊，記錄到你的收集裝置中。

處理

将你收集到的任何資訊進行處理。每個星期至少處理清空一次你的“收集箱”。

處理你的收集箱要遵循的工作流程：

從第一條資訊開始處理；

每次隻處理一條資訊；

不把任何資訊放回收集箱；

如果任何一項需要做：

馬上執行（如果花的時間少于兩分鐘）

委托别人完成，或者

将它延期

否則：

将它存檔以便查詢

把它删除，或者

為它定義合适的目标與情境，以便下一步執行

兩分鐘原則：任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那麼馬上就去執行。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。

組織

gtd描述了一個建議的清單集合，你可以用來跟蹤需要關注的項目:

下一步行動（next actions）：對于每個需要你關注的事項，定好什麼是你可以實際采取的下一步行動。例如：如果“寫項目報告”，下一步行動可能會是“給fred發郵件開個簡短會議”，“給jim打電話問報告的要求”，或者類似的事情。雖然要完成這個事項，可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在“下一步行動”清單上。較好的做法是把這些事項根據能夠被完成的“情境”整理分類，例如“在辦公室”，“用電話”，“在商場”。

項目（projects）：每個需要多于一個實際的行動才能達到目的的事就是一個“項目”。使用跟蹤以及周期性的回顧來確定每個項目都有一個下一步的行動進行下去。

等待（waiting for）：當你已經指派了一個事項給其他人或者在項目進行下去之前需要等待外部的事件。就應當在你的系統當中跟蹤以及定期檢查是否已經可以采取行動或者一個提醒需要發出。

将來/可能（someday/maybe）：這些事情你需要在某個點去做，但是不是馬上。例如：“學習c語言”，或者“準備一個假期計劃”。

allen主張使用下一步行動清單而非月曆來記錄行動，雖然月曆非主要的工具，但是可以用來跟蹤預約和委托，提醒某件必須在特定期限内完成的事情等等。

gtd中另外一個關鍵組織子產品是歸檔系統，一個簡單易用的歸檔系統。通過歸檔系統，你可以迅速把檔案歸檔和提取你所想要的資訊，allen的建議是建立一個按照字母順序組織的歸檔系統或43 folders系統（按照12月、31天，共43個檔案夾）。

回顧

按時回顧自己的清單。如果你沒有及時整理和回顧每天的資訊和行動，那麼整個gtd系統就是毫無用處的。通過回顧，指定計劃，或者了解項目進度，進而使自己總是走在時間的前面，而不是被動地被安排。

回顧至少以星期為周期，将未處理的資訊進行處理，回顧所有的清單，檢查可能已經完成的“等待”或“将來/可能”清單中的行動。保證所有的事情都在gtd系統中，井井有條，而且所有的事情都更新到最新的情況。雖然剛開始gtd時，回顧很麻煩，但是千萬不要停頓。否則事情的積累，隻會讓你的整個gtd系統處理過程堵塞，最後使你失敗放棄。

執行

如果你把自己的時間都花在組織工作、而不是執行它們，那麼這樣的系統是個隻說不做的無用功系統。前面的步驟都是為了在你做事情的時候，使它變得簡單、容易、有趣的話，讓你比較不會拖延、或者被太多的瑣事所分心。