阿裡妹導讀：
為防止疫情蔓延，網際網路公司紛紛開啟SOHO辦公模式。停工不停業，尤其與疫情相關的服務工作，都在快馬加鞭的進行中。比如優酷的“戰疫情”專題、“在家上課”項目，都是數百名網際網路人“在家”完成的。今天的文章，阿裡文娛項目管理專家 常昊和我們聊聊高效率的背後，有哪些項目管理秘籍？
一、背景
網際網路公司除了業務疊代快，大型戰役活動也不少，比如阿裡巴巴的雙11、阿裡影業的春節檔、優酷的世界杯等等。這些大型戰役，不僅考驗技術人的代碼功底，更考驗在超大型項目中團隊協作能力、快速應變能力。
本文将從PMO的專業能力+技術人的實踐視角，詳解大型項目及戰役的運作流程，将複雜項目做子產品化拆解，教你站在項目全局看技術實踐，同時例舉團隊高效溝通的技巧，希望為當下SOHO的網際網路人帶來啟發。
二、做好大型項目的五個關鍵
幾百人、上千人組成的大型項目/戰役有很多挑戰，乍一看讓人望而卻步，但仔細梳理下來好像也沒有那麼複雜，隻需要厘清以下的關鍵：
1、拿什麼結果 -> 項目的目标
2、誰是我戰友 -> 項目的成員
3、啥時候吹号 -> 項目的計劃
4、怎麼來協同 -> 項目的機制
5、戰後做點啥 -> 複盤和沉澱
思路就是: 明确事->找對人->排計劃->定機制->收好尾。不過，從項目特質上來說，資訊是漸明漸細的，梳理和澄清是一件持續的工作。
三、問題厘清
有了整體的思路,心裡也就有了底氣，但也不能眉毛胡子一把抓。不同的階段重點不同，按照常見的項目階段來看，可以分為啟動期、規劃期、執行期、監控期及收尾期。每個階段需要明确關鍵目标，鎖定核心問題。
- 啟動期：明确方向，确認人員，厘清目标，明确機制，制定裡程碑計劃；
- 規劃期：明确目标、确認方案，制定執行計劃；
- 執行期：緊盯目标、管控計劃、保障落地；
- 監控期：基于目标、運用機制、核查計劃、發掘風險，制定預案，管控變更。理論上從規劃期到收尾期都屬于監控期，但項目的差異，着力點和力度有不同。常見的網際網路項目，執行期監控力度最大，是以一些流程上把執行和監控揉和在一起了；
- 收尾期；有序收尾、深度複盤、有效沉澱。
這裡已經明确了各節點的重點，那如何抓住這些節點值得探讨。作為項目PM或團隊管理者，需要把控三點：
驅動管理節點，緊盯目标，這個目标是宏觀的目标，包括業務目标、進度目标、人員的目标；
保障溝通通道，保障資訊的上傳下達，步調一緻，協同各團隊有效參與；
運用管理機制，包括目标負責制、溝通機制、需求管理機制等；
四、操作流程
- 驅動管理節點
管理節點一方面要拉齊資訊，另一方面要發掘風險和問題，及時做出應對。關鍵點上核心資訊的确認和決策以及同步，當面的會議溝通是非常有效的手段，但保障會議有效是其中的關鍵。
- 會議前；做好議題收集和準備，特别是會議的前置輸入材料和關鍵資訊提前準備好；
- 會議中；聚焦議題和發言順序，控制會議時間，保障會議有效；
- 會議後；要有結論輸出并同步參會人及關聯方；
SOHO模式下，IM、音視訊及共享螢幕工具尤為重要，盡量選擇團隊日常使用、通用性好、使用複雜度低的工具并分享使用TIPS。整體會議安排上做好協同，避免過度的會議影響正常工作；
方向對焦會: 基于項目價值、核心1号位及關鍵同學，通過會議确認并輸出：方向、初步政策、裡程碑及運作機制；
方案review會: 會議前基于方向對焦會結論，已産出核心方案草案，且在該草案基礎上拉通關聯團隊輸出關聯業務方案；
需求評審會：基于業務方案和平台能力明确目前業務需求，通過需求評審會确認各負責人及落地計劃；
複盤會：基于目标、方案結合目前完成情況進行複盤，重點是可複用能力的沉澱和發現問題的後續跟進。
2. 保障溝通通道
日會：通過項目例會對焦核心資訊，同時進行關鍵工作進度同步、成果驗收和快速決策。根據項目所處的階段和工作的顆粒度，可以調整會議的頻率，但不适宜頻繁調整節奏和會議室；
日報：圍繞核心目标、政策、進展、風險等核心資訊有效記錄和同步，重要資訊需和對接人确認并回報；
文檔庫：提升資訊管理效率，降低PM和關鍵人員溝通瓶頸；促使團隊自主關聯，有效同步和紀錄核心資訊，持續沉澱關鍵資訊給後續複盤和項目做好沉澱。
3. 建立和運用機制
持續和聚焦目标、政策（方案）、進度（計劃）促成高效執行；發掘和同步風險，準備預案消除和降低風險危害。
五、關鍵點
1. K.O.（啟動會）:
目的：啟動會能夠讓各個業務部門的人員清楚知道項目的概況，目标、政策、落地計劃，懂得如何配合，確定後續各部門人員配合到位，溝通協調效率高，有利于推動整個項目的推進。
操作：
1）會前準備
- 明确參會人員：确定他們的時間，并據此确定會議地點。SOHO模式下，選擇好協同工具，比如視訊會議、視訊直播，提前試用告知參會者準備參會裝置；
- 劃分講話内容：為發言者圈定講話範圍和時限，讓參會者要求準備發言内容；線上溝通，需要比現場溝通更精煉；
- 準備相關資料：包括宣傳資料、現場擺設、座位分布、相關配套服務等等。
2）會議通知
召開項目啟動會通常提前3天釋出通知，緊急情況下适當調整，同時要提前與參會的核心人員進行溝通，讓參會人員事先了解自己在項目中需要負責的工作和擔任的角色。項目團隊的所有成員都要參加項目啟動會議，即使有人當時不在辦公室，也盡可能通過電話參與會議。
3）會議議程
- 由項目負責人介紹項目背景、目标、範圍，奠定整個項目的基礎；
- 由各業務負責人介紹産品方案；
- 由項目經理介紹項目管理機制，包括安全機制、獎懲機制、溝通機制（日會、周會、日報、周報等）、變更管理等；
- 由項目負責人為各團隊負責人頒發委任狀或立軍令狀，并全團隊大合影，在SOHO模式下可以選擇工作照拼圖。
4）會議原則
高層的上司盡量邀請到，這樣各負責人可以提高重視度，更積極的組織個參與工作。啟動會一定要按時開始、按時結束。這代表着項目管理的基調和規則，有利于形成守時、高效的項目管理風格。
啟動會必須要正式，會議的議程和時間可以縮短，但是會議的規格和對參會人員的重視程度一定要達到标準，要讓參會人員覺得會議很重要，老大講話投屏、橫幅、座位牌、水等盡量要有保證。
5）會議總結
項目啟動會是一種關鍵資訊對焦和拉通形式，是以，需要總結會議的重點内容和後續計劃，并把會上上司關鍵講話作為項目過程中的指導方針，把團隊的合影、軍令狀、項目的K.O.檔案等在會後一并發給大家，推進項目展開。
2. 風險管理
風險在各個項目裡長期存在，識别、回報及處理風險是持續工作。在項目裡一方面要建立全員風險管理的意識，鼓勵風險的及時識别和上報。
3. 相關方管理
項目經理需要識别項目相關方，分析其對項目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關方，進而以確定項目的成功。識别和管理相關方是項目中持續要做的工作，且需要明确反對項目的人或組織同樣屬于相關方。
1）識别相關方:
2）管理相關方：
4. 複盤
目的：基于目标、方案結合目前完成情況進行複盤，沉澱可服用能力，發掘系統缺陷和無效政策，在結束後修複完善漏洞并記錄為下一個項目提供支撐和規避；
時機：
不同的項目複盤契機存在差異，但複盤的目标需要明确，一定要杜絕無效的複盤；
- 時限型項目達到預定時間；例如：3月底完成APP DAU提升XX的目标；
- 目标型項目達到預定目标；例如：Q3完成APP客訴量下降一半的目标；
- 項目出現嚴重問題；
1）複盤原則：
多目标以目标緯度複盤，確定鍊條完整性；
子項目複盤在組内進行，保障複盤有效性；
鼓勵暢所欲言，警惕自我吹捧、禁止互相攻擊。
2）會前準備:
明确需要參與人、時間、地點；劃分講話内容，為發言者圈定講話範圍和時限，讓發言者要求準備
準備相關資料，包括前期方案及過程資料。
六、結束語
以上是組織一個項目的簡要流程。從阿裡文娛PMO團隊的經驗出發，項目過程中會有很多複雜的問題出現，但發揮項目的團隊能力，最終都能順利解決。此外，還可以尋求專業的項目管理團隊作為教練賦能，最終實作：
- 目标可預測；
- 資源可排程；
- 變化可控制；
- 問題可見和追溯，使得戰役有序打響并取得預期的勝利。