知識管理是幫助您的企業實作其目标和目标的一個極好的工具。它從整個組織中收集全面知識的實用而系統的方法可以改善内部流程，提高績效和創新機會——僅舉幾例。如果執行正确，知識管理最終可以更好地影響公司的底線，但它也有一些值得考慮的挑戰。
什麼是知識管理工具？
知識管理的核心是簡化資料、想法和知識！你的業務中沒有一個角落是安全的，因為每個領域都有可能影響整體生産力。是以，建立這樣一個主題的資訊庫不能隻落在一個人的身上。這是一個團隊的努力，沒有人比那些日複一日做這件事的人更了解這個角色。組織和激勵你的員工記錄和分享他們的工作和過程可能是困難的。特别是在當今技術發展的速度下，你的員工可能需要定期修改他們的記錄以保持最新。
然而，随着知識管理的重要性變得越來越清楚，已經開發了一些工具來幫助盡可能簡化這個過程。從内容存儲庫到決策支援軟體，每種業務類型都有适合的東西。
知識管理中的常用工具
有許多知識管理工具可以專注于不同的知識類型，并在業務的不同部分提高效率。它們中很少有旨在提高團隊之間的協作，跟蹤潛在客戶和客戶行為的。如果資訊有價值，就會有專門的工具來幫助管理、監視、共享和評估資料，以實作最佳使用。
我們列出了5種類型的知識管理工具。您可以幫助您的員工以更少的投入傳遞更多的成果，并增強您的業務能力。
内容存儲庫
内容存儲庫是通過資料管理過程建立的數字文檔和内容的集合資料庫。
内容存儲庫不是跨不同的伺服器、雲存儲服務甚至使用者裝置儲存檔案和文檔，而是作為一個維護和管理的資料庫，大多數員工可以在一個中心位置使用和通路該資料庫。這可以有多種形式，如文檔管理軟體、存儲引擎，甚至托管硬碟驅動器，這取決于您的業務的整體功能大小和需求。
托管内容存儲庫的典型好處包括版本控制、審計跟蹤、鎖定、通路管理等。這些額外功能使您的企業能夠讓員工對其資料管理負責，并提供值得考慮的多層資料保護。
通過采用内容存儲庫，您将提高内容的整體透明度，這反過來将收緊流程并提高生産力。
知識庫
知識庫是在企業内部和外部共享資訊和資料的中心資料庫。一個好的知識庫将支援收集、檢索群組織您的資料，使那些為存儲知識做出貢獻的人能夠輕松有效地存儲他們的知識。
當您的企業提供高度技術性的解決方案時，這一點尤其友善。這類産品的消費者通常希望自我教育，但卻發現自己要打多個電話給服務台、支援人員和銷售人員。在幾天内被挂斷或多次被召回會讓他們感到沮喪，給他們留下不好的印象。
知識庫提供按需提供的深度資訊，并回答讀者可能經常提出的問題。通路這些資料可以幫助減輕工作過度的支援人員，并為消費者提供即時的滿足。
從内部角度來看，這也是非常有益的。一個全面的知識庫是教育訓練新員工的關鍵，在他們需要的時候給他們一個一緻的參考點，并指導他們完成學習過程。
知識庫和内容存儲庫很容易混淆。不同之處在于，内容存儲庫指的是業務中文檔和内容的管理，而知識庫則是業務中流程和技術知識的教育中心。如果您希望減輕幫助台的壓力并提高客戶滿意度，知識庫是一個很好的起點！
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知識可視化
有時電子表格上的數字可以說明很多東西，但本身毫無意義。知識可視化的目的是建立資料的可視化表示，以提高了解，闡明其含義，并暴露任何您可能沒有發現的新出現的模式。它支援生成、構造和共享資料的認知過程。
盡管這仍然是一個非常新的概念，但市場上的許多程式都提供了知識可視化功能。從您的資料建立的視覺效果可以用于許多功能，例如，包括-++示範、案例研究、報告、決策和銷售。曆史上這些都是2D 渲染，然而随着現代的進步，互動性和好看的3D 視覺效果正變得普遍起來。
如果您希望為您提供易于了解和消化的資料含義，那麼值得考慮對知識可視化進行投資。它可以改進和簡化決策過程，并在展示資料時對閱聽人産生更大的影響。
決策支援
決策支援工具是在企業内部幫助決策過程的程式。這些工具通常是分析性的，并提供硬資料和對主題的洞察。
業務決策通常對生産力至關重要，是以它們需要基于事實。大型企業級業務常常需要處理大量資料。這既可以是結構化的（如托管資料庫），也可以是非結構化的（如非托管文檔），是以可以從多個來源提取群組織資料以幫助公司做出明智決策的程式在任何企業的成功中都扮演着非常重要的角色。
如果您的最終目标是能夠組織來自業務各個方面的資料，并在其他地方使用它們來支援想法和選擇，那麼看看決策支援軟體可能是一個不錯的開始。
客戶關系管理系統
客戶關系管理（CRM）系統幫助團隊成員在整個銷售漏鬥中跟蹤潛在客戶。如果您的企業資訊易于通路，那麼很容易確定潛在客戶擁有他們需要的所有資訊。由于所有團隊都可以通路客戶資料，他們可以以更高的标準履行職責，并提供增強的客戶體驗。
正确的工具組合如何發揮作用？
為您的業務擁有正确的工具可以幫助您增加資訊的價值。
幫助創造新想法
在一個地方擁有無限的資訊，您可以看到您的團隊成員合作并産生新想法。通過使用知識管理工具，企業可以了解其内部挑戰。如果沒有合适的工具，團隊通常會在豎井中工作，并且對其他問題的洞察力有限。正确的知識管理工具将始終幫助您的業務從長遠來看。
防止重複犯錯誤
錯誤在各行各業都很常見。當您擁有正确的知識管理工具并避免犯錯誤時，您可能會做出更好的業務決策。它還鼓勵組織内的合作文化，在那裡有更多的可見性。這反過來又幫助團隊更有效地工作，并以盡可能簡單的方式了解流程。
知識共享
一個強大的工具隻有在正确的人手中才會變得強大。隻有當使用者知道如何正确使用知識庫工具時，知識庫工具才能很好地運作。然而，知識共享工具隻有在與他人共享時才有用。員工擔心是因為他們最大的價值被剝奪了，是以他們更容易被取代。知識共享工具的正确組合将有助于簡化共享過程；它們不會妨礙使用者提供資訊或傳遞回報價值。
提高業務表現
簡而言之，知識管理工具就是幫助您的業務更好地運作，并提供良好的客戶體驗。它是為了提高你的團隊的效率和提高你所提供的價值。
結論
你不能在價格上妥協，隻要你為你的業務找到最好的工具。但這裡要注意的一點是，最好的工具總是比市場上的其他工具提供最好的服務。考慮工具應該基于長期目标，而不是将其視為此類決策的短期收益。有了長期的投資心态，你最終可以在所有領域取得成功。