采購流程管理的内容和要點

采購流程管理是指企業為實作合理采購而對采購活動實施計劃，以確定需求滿足的活動過程。采購流程管理的内容采購流程是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執行的标準。采購流程由于采購來源、采購方式、采購對象的不同會有一定的差異，是以采購流程的設計是十分重要的。企業規模越大，采購金額越多就更要重視采購流程設計。采購流程的設計适合采用閉環方法，即實施、監控、回報、優化。

一般采購流程包括采購計劃、采購認證、采購訂單和管理評價四個環節。在采購流程設計中要注意以下事項。

采購流程的環節應該與采購物品的數量、種類和區域相比對，流程的環節過多會增加作業内容和成本，降低工作效率；

流程的環節過于簡單，則會導緻采購過程失去控制。采購流程要保持其流暢性和一緻性，避免同一采購檔案在不同部門有不同的作業方式；

避免同一采購檔案簽字部門太多，影響工作效率。明确各項作業的任務、權力和責任，并明确核查辦法；

同時要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業過程中發生摩擦、重複與混亂，如“緊急采購”等偶然事件。

采購流程的設計要展現民主決策的思想，采購流程的設計應該由計劃、設計、工藝、認證、訂單、品質管理等相關人員一起來研究決定。

一個完整的采購作業流程應該包括以下内容：發現需求、編制采購計劃、選擇供應商、拟定采購訂單、跟催貨物、驗收貨物、支付貨款和更新記錄。發現需求采購的起點是發現需求。

對于一般企業而言，采購産生于企業的某一個部門的具體需求。

比如，辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗器材；生産部門需要原材料等。每個部門具體負責業務活動的人員應該很清楚地了解本部門的需求：需要什麼、需要多少、何時需要等。為此每個具體的部門都要提出自己的采購需求計劃，在規定的時間裡提供給采購部門，由采購部門進行集中采購來滿足企業發展的需要。對于配送中心來說，采購的需求一方面來自中心内部各部門的實際需求；

另一方面則來自客戶的采購需求。配送中心的任務就是通過對采購需求的稽核來确定采購計劃，比如，采購多少；何處采購、何時采購等等。編制采購計劃采購計劃，是指企業管理人員在了解市場供求情況、掌握企業物料消耗規律的基礎上對計劃期内物料采購活動所進行的部署和安排。它包括認證計劃和訂單計劃兩方面的内容。采購計劃有廣義和狹義之分。

廣義的采購計劃是指為保證供應各項生産經營活動的物料的需要而編制的各種采購計劃的總稱。

狹義的采購計劃是指年度采購計劃，是企業計劃年度内生産經營活動中所需要采購的各種物料的數量和時間所作出的安排。

采購計劃是企業生産計劃的一部分，是企業年度計劃與目标的組成部分。編制一個完整的采購計劃主要包括以下八個環節：

1.準備認證計劃采購認證是企業采購人員對采購機關進行考察并建立采購關系的過程。制定采購計劃需要與認證部門協作進行。準備認證計劃是整個采購計劃工作的起點，也是做好采購計劃的基礎，主要包括四個方面的内容：接收客戶送出的批量需求計劃、接收餘量需求計劃、熟悉認證的環境資料、制定認證計劃說明書。

2.評估認證需求這是編制采購計劃的第二步，主要是分析所采購物料的基本情況，比如，數量、規格、品質标準、涉及的金額等。由于在具體的規格要求交給供應商之前，采購部門是能見到它的最後一個部門，是以，需要對其進行最後的檢查。如果采購部門的從業人員對申請采購的産品或服務不熟悉，就會導緻檢查無效。是以采購部門的評估一定要建立在專業基礎之上，以保證采購的科學性。

3.計算認證容量它主要包括四個方面的内容。

(1)分析項目認證資料，即對需要采購的物料項目進行分析認證，這是采購計劃人員的一項重要任務。一般來說熟練的分析幾種物料的認證資料是能夠做到的，要分析成千上萬種的物料，其難度就要很大，甚至是不可能。這就要求采購人員不僅要熟悉業務，而且還要學會利用專業力量來分析采購物料的情況。

(2)計算總體認證容量，就是通過對供應商訂單容量的分析來确定采購市場中總體的采購産品或服務的總量。

(3)計算承接認證容量，在總體認證容量的基礎上确定配送中心可以利用的供應商的數量和供應商能夠提供所要采購産品和服務的數量。

(4)确定剩餘認證容量，某物料的剩餘認證容量，是所有供應商群體的剩餘認證容量的總和。

4.制定認證計劃制定認證計劃主要包括：

(1)把需求與市場容量對比進行綜合平衡，一般情況下市場供應的某種物料的容量與配送中心的需求是有差異的。一種情況是供大于求，另一種情況則是供小于求。如果是後一種情況就需要采購部門進行綜合平衡，确定剩餘的采購容量，進而尋找新的供應商，開辟新的供貨管道。

(2)制定認證計劃，配送中心經過對比和平衡之後要制定物料的需求認證計劃，并以此為根據做好訂單計劃。認證物料數量的公式如下：認證物料數量=開發樣件需求數量+檢驗檢測需求數量+樣品數量+機動數量

5.準備訂單計劃這是訂單環節的第一步，它主要有四個方面的内容。

(1)預測市場需求，要想制訂比較準确的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進一步将其分解便得到生産需求計劃。

(2)确定生産需求，企業的生産需求是根據生産計劃确定的。采購計劃人員要深人生産實際，學習和掌握生産計劃及工藝知識，進而了解生産物料需求，确定企業的生産需求。

(3)準備相關的訂單環境資料，包括訂單物料的供應商資訊、訂單比例資訊、包裝資訊、訂單周期。配送中心一般采用計算機資訊系統管理物資采購訂單環境資訊。

(4)制定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數量、到貨日期等)，還有附表(市場需求計劃、生産需求計劃、訂單環境資料)。

6.評估訂單需求隻有準确的評估物資采購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括三個方面的内容：分析市場需求、分析生産需求、确定訂單需求。

7.計算訂單容量計算訂單容量是采購計劃中的重要組成部分。隻有準确地計算出訂單容量，才能對比需求和容量，經過綜合平衡，最後制定出正确的訂單計劃。計算訂單容量包括四個方面内容：分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、确定剩餘訂單容量。

8.制定訂單計劃這是采購計劃的最後一個環節，也是最重要的一個環節。訂單計劃做好之後就可以按照計劃進行采購工作。一份訂單的内容包括下單數量和下單時間兩個方面的内容。

下單數量=生産需求量-計劃入庫量現有庫存+安全庫存量下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間選擇供應商供應商的選擇是采購管理成功的關鍵因素。一個合适的供應商能提供合适的、高品質的、足夠數量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，并具有良好的售後服務。

供應商的選擇必須做出基本的決策。一是決定自制還是外購；二是選擇外購要進行一系列評估來确定供應商。為有效地進行采購，配送中心的采購部門必須考慮供應商旅行合同情況的記錄、自己所購物料項目的分類表等。

選擇好物料的供應商後，配送中心的相關采購人員就要發出采購訂單。拟定采購訂單有些情況下，物流配送中心與供應商簽有某種商品的銷售協定，這樣的話，雙方就可以按銷售協定供貨了。如果沒有銷售協定，配送中心就要進行采購訂單的拟定工作。采購訂單必須是書面形式，即使采購訂單是通過電話發出的，随後也要補上書面的訂單。貨物跟催采購訂單發給供應商之後，配送中心要對貨物訂單進行跟蹤或催貨。

在一些企業中甚至會設有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對采購訂單所做的例行追蹤，以便能確定供應商能夠履行其貨物發運的承諾。跟蹤也有利于及時發現采購中的問題，例如，産品品質問題，發運環節問題等。配送中心發現問題後可以及時與供應商溝通，盡早解決問題。催貨是對供應商施加壓力，使其更好地履行發運承諾。

如果供應商不能很好地履行采購協定，配送中心應該采取相應的措施，包括威脅取消訂單及以後的交易活動。一般來說供應商是經過嚴格程式選擇的，因而其遵守采購協定的信用是可靠的，催貨僅适用于采購訂單的一小部分。但是，在物資匮乏或競争激烈的時候，催貨有很重要的意義。驗收貨物許多配送中心都設立專門的驗收貨物的職能部門。

貨物驗收的基本目的是確定發出訂單采購的貨物已經實際到達；

檢查到達的貨物是否完好無損；

確定到貨的數量與訂購數量一緻；

将貨物運送到指定的倉庫存儲或轉運。

在貨物驗收時，有時會發生貨物短缺現象。這一情況可能是運輸過程丢失造成的；也可能是發運時數量就不足；所有這些情況驗收部門要寫出詳細的報告交給供應商。

支付貨款和更新記錄貨物驗收完畢，采購部門将按照采購協定支付供應商的貨款。此環節主要注意發票的稽核。

經過以上所有步驟之後，對于一次完整的采購作業，最後還要更新采購部門的采購記錄。這一工作是把采購部門與采購訂單有關的檔案副本進行彙集和歸檔，并把其中想儲存的資訊轉化為相關的記錄。

需要儲存的記錄主要有采購訂單目錄、采購訂單卷宗、采購商品檔案、供應商曆史檔案、投标曆史檔案、采購協定(合同)等。

采購流程管理的要點

一、采購計劃是企業采購的基本依據，是控制盲目采購的重要措施。要根據生産計劃、物料需求計劃和其他資源條件編制并且嚴格執行。

二、選擇供應商是采購流程管理的重要環節。選擇供應商時考慮的主要内容包括：供貨期、價格、品質、服務、位置、信譽、柔性等，可以貨比多家，盡可能地列出所有供應商清單，采用科學的方法挑選合适的供應商。

三、價格一直是采購中的敏感問題，買方希望壓低價格，而賣方又總是想方設法提高價格，是以價格談判就成為采購工作的一項重要任務。采購價格的确定通常要經過多管道詢價、比價、估價、議價等幾個步驟，大量采購可采用競标的方法。同時采購不僅僅是單一的價格問題，還有品質問題、交貨時間與批量問題、包裝與運輸方式問題、售後服務問題等，需要綜合權衡利弊，避免隻圖價格便宜，而在其他方面損失很大。

四、采購訂單相當于合同文本，具有法律效力。簽發采購訂單必須十分仔細，每項條款認真填寫，關鍵處的用詞須反複推敲，表達要簡潔，含義要明确。對于采購的每項物品的規格、數量、價格、品質标準、交貨時間與地點、包裝标準、運輸方式、檢驗形式、索賠條件與标準等都應該一一審定。

五、采購訂單簽發後并不是采購工作的結束，必須對訂單的執行情況進行跟蹤，防止發生對方違約的事件，保證訂單順利執行，貨物按時進庫。對訂單實施跟蹤還可以随時掌握貨物的動向，萬一發生意外事件，可及時采取措施，避免不必要的損失，或将損失減小到最低水準。

六、貨物運到自己的倉庫後必須馬上組織人員對貨物進行驗收。驗收是按訂單上的條款進行的，應該逐條進行，仔細查對。除此以外，還要查對貨損情況，如貨損超标，要查明原因，厘清責任，為提出索賠提供證據。貨物驗收完畢才能簽字認可。

七、支付貨款以前必須查對支付發票與驗收的貨物清單是否一緻，确認沒有差錯以後才能簽字。付款是一個動态連續的過程，對其管理應納入企業管理資訊系統，以采購管理子系統方式實作包括采購計劃、訂單、驗收貨物、确認發票、付款等幾部分的控制功能。

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