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億萬富翁巴菲特:優秀的管理者,都是這樣帶團隊開會的

想象這樣一個場景,在台上,上司熱情洋溢地回顧公司過去一年的成就,并對未來的發展方向進行展望。會議已經持續數小時,你卻感覺上司并沒有觸及要點。周圍的同僚們有的在台下擺弄手機,有的打起了瞌睡。偶爾,上司會點名某人,讓其分享個人的觀點和感受。這種令人壓抑的感受對許多人來說并不陌生。在各個公司或機構中,各種各樣的會議層出不窮,什麼晨間會,什麼正常會議、學習讨論會、總結大會等等。

有些上司甯願花費20分鐘來組織一場會議,也不願用兩句話直接文字溝通清楚問題。對他們而言,會議是否高效、是否有助于團隊、你是否願意聆聽或是否享受參與,這些都不重要。他們所看重的,僅僅是“開會”這個行為本身。難道這真的是真正意義上的開會嗎?當然不是。

那怎麼才能稱之為有效,來看看巴菲特的管理智慧,在巴菲特的管理智慧中,有哪些方面值得我們深入研究和借鑒呢?

億萬富翁巴菲特:優秀的管理者,都是這樣帶團隊開會的

一、把握12字開頭:我發現、我感覺、我建議、我希望

我發現——近期團隊出現了什麼樣的問題

我感覺——不改正會造成什麼樣的後果

我建議——采取什麼樣的标準化流程去改

我希望——就現在碰到的問題,大家能執行到位

在會議中,若每當上級提出決策或建議時,下屬們紛紛點頭贊同,看着很一緻和諧面,但實際上并不一定代表會議的品質有多麼高。

從下屬的角度來看,不提出反對意見并不等同于真正的支援。一個團隊如果表面上一片和諧,可能背後暗藏着危機。

管理大師德魯克所言:如果沒有反對意見,就不應該做出決策。如果團隊中隻有一種聲音,這可能意味着沒有人敢于表達真實想法。缺乏反對意見可能表明問題尚未被徹底讨論,潛在的問題可能被掩蓋,導緻管理者無法聽到真實的聲音。

是以,一個有效的會議應該是屬于所有人的。雖然不需要每個人都發言,但重要的是讓參與者明白開會的目的。不同層級的人從政策和戰術的角度看待問題,解決問題的方法各異。下級可能會認為上級的言論空洞無物,這種了解上的差異容易導緻溝通障礙。

明确會議的目标至關重要。讓參與者認識到他們出席會議的重要性,這樣才能鼓勵他們積極參與并展開有效讨論。否則,許多人可能隻是形式上出席,低頭忙于其他工作,不發言,最終可能會突然提出反對意見或問一些無關緊要的問題,這樣的會議是難以達到預期效果的。

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二、主持好一場會議的“369法則”

1、3個公式

① 開會+不落實=零

② 布置工作+不檢查=零

③ 抓住不落實的事+追究不落實的人=落實

召開會議的核心目标是解決問題,也就是落實,如果會議沒有産生具體成果,那麼就等同于浪費了大家的時間,這個會議=無效!

在華為,員工們最常抱怨的事項之一就是頻繁的會議,這一現象很可能位列前三。許多華為員工的生活常态是白天忙于開會,晚上處理電子郵件。随着華為各級會議的數量不斷上升,議題和參會人數也在增加,會議時長也随之延長,而會議效率卻普遍不高。

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為了改善這種情況,華為内部曾釋出檔案,強調要聚焦價值創造,減少不必要的會議和PPT制作,并對如何有效且高效地召開各級會議提出了具體要求。檔案要求簡化形式,確定執行力度,并基于規範的會議管理流程,華為通常會在年底對次年的重要會議進行統一規劃,并在内網上公布詳細内容。這就是所謂的高層月曆,精确到次年的每一天。各部門可以根據這個高層月曆來安排自己的會議,比如年度述職會議和戰略規劃會議等。

是以,會議的負責人者有責任适時打斷那些偏離主題的長篇大論。理想的會議時長應控制在1.5至2小時以内,以避免超出人們的耐力極限。會議主持人應設定時間提示,比如提醒剩餘60分鐘、30分鐘、10分鐘等。會議的決策應記錄下來,并在會上宣讀以獲得确認。

未經确認的結論需另行讨論,而已确認的決策應立即執行。"會議結束後不跟進,等同于開會無效"。需要加強監督和檢查:建立會議後的跟蹤機制,確定每項決策都有跟進和稽核,以便及時發現問題并進行調整,保障會議決策的執行。許多企業管理人員缺乏這種意識和習慣,企業高層也未能提出相應的要求。

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2、6個步驟

① 會前準備材料

②明确會議主題

③設定會議紀律

④梳理會議議程

⑤落實會議結果

⑥確定監督檢查

會議前需制定一份清晰明了的議程,并由會議組織者在會前以書面形式分發給所有參會者,以便他們提前了解會議的目标、時間和内容,并能有充足的時間準備相關資料和安排工作。讨論每一議題時必須嚴格把控時間,避免無目的的閑談。

確定會議記錄準确完整至關重要。每次會議都應産生具體決議,并且每項決議都應指定具體的執行人員和完成期限。如果決議執行需要多方面資源,必須在記錄中明确指出,以防會後責任推诿,確定決議得以執行。這一點極為關鍵,是企業各級管理人員常犯的錯誤之一。由于會議未能形成決議,導緻會議失去效用,這也可能導緻一些管理人員認為開會無意義,進而影響他們主持會議或參與會議的意願。

巴菲特推崇極簡主義,在他的公司,不舉行任何形式的會議,包括視訊會議,這種做法在當今許多地方頗為流行。公司内沒有投資問答會議,不存在官僚主義和形式主義。巴菲特沒有投研顧問,也不會帶領團隊四處調研,更不會在途中發微網誌展示忙碌。他的許多收購決策在短時間内就能完成,有時甚至不需要與被收購企業的CEO見面(當然,在此之前他會仔細審查企業的财務資料)。

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3、9個規範

① 凡是會議,必有準備:不開沒有準備的會議

② 凡是會議,必有主題:開會有明确的會議目的

③ 凡是會議,必有紀律:會議前先宣布紀律章程

④凡是會議,會前必有議程;會議之前,明确清楚的會議議程

⑤凡是會議,必有結果:開會的目的就是解決問題,是以會議要形成有效決議

⑥凡是會議,必有訓練:對“如何開會”進行專門教育訓練

⑦凡是會議,必要守時:準時開始、按時結束

⑧凡是會議,必有記錄:一定要有一個準确完整的會議記錄

⑨凡是散會,必有事後追蹤:決議事項要有責任人和完成期限,更要有追蹤和檢查

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谷歌前首席執行官埃裡克·施密特曾提出:“每次會議都應有明确的目的。如果目的含糊或無法實作,那麼會議應被取消。”

召開會議時,不能僅為了形式而開會,必須确立清晰的目标。會議不僅要目标明确,還需保持主題的一緻性。工作中常見的情況是,上司突然通知大家短時間内集合開會,結果到場後大家一頭霧水,不知會議内容。這種情況顯然是缺乏準備的表現。往往需要耗費大量時間來同步資訊,導緻寶貴時間被浪費。

巴菲特強調會議效率,他提出:“開會應提前通知,明确讨論和解決的問題,以便大家提前準備。”作為會議發起者,你必須清楚會議的目的、目标以及會議對參與者的價值。确實,會議旨在解決問題。例如,如果4月份的目标未達成,應在總結後确定5月份的政策。

億萬富翁巴菲特:優秀的管理者,都是這樣帶團隊開會的

然而,許多公司内部會議并非如此。會議上,各部門負責人常互相推诿責任。銷售部門責怪營運部門提供的線索不佳,而營運部門則抱怨銷售團隊的轉化率低。結果,業務會議變成了責任推卸大會,争論不休卻未能解決實際問題。

會議的另一個問題是缺乏結論。經常是帶着一個問題去開會,卻帶着更多問題回來。結果是不斷開會,重複讨論舊問題。即使有結論,也無人執行。會後缺乏檢查和跟進,問題最終不了了之。直到上司再次想起,又召集大家開會。一個議題從年初讨論到年底,仍未有結果。

是以,會議必須得出結論,并且要明确責任人和後續的檢查跟進,確定決議得到執行。

美國西點軍校有句至理名言:

一隻雄獅率領的羊群能夠戰勝一隻羊上司的獅群。一個團隊的戰鬥力在很大程度上取決于其上司者的能力。
億萬富翁巴菲特:優秀的管理者,都是這樣帶團隊開會的

一位優秀的上司者,既是隊伍的引領者也是支援者,他們應當對團隊說“跟我來”,而非“給我上”。特别是在團隊遇到決策或面臨挑戰需要開會時,上司者應當及時發現問題并制定出解決方法,減輕團隊成員的負擔。

是以啊,摒棄那些無效的會議,專注于開高效的會議,這才是管理者成熟的重要标志。

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