當今，供應鍊管理就像企業的命脈一樣，重要性那是蹭蹭往上漲。而采購呢，作為供應鍊裡的關鍵大佬，它緊緊拽着企業的成本控制和利潤空間，更是企業戰略落地的關鍵展現。
采購在供應鍊管理裡能起啥作用呢？供應鍊采購流程是個什麼情況呢？今天這篇文章就從最開始的需求識别，到中間的供應商評估，再到最後的采購決策和後續管理，一步一步給大家掰扯清楚。我們的目标就是要通過采購管理，把企業的整體營運效率給狠狠提上去。下面我就把供應鍊采購流程給拆解成8個步驟，好好說道說道，希望對采購行業的朋友有新的啟示！
一、 采購在供應鍊中的作用
采購，作為企業擷取原材料、零部件、産品、服務等資源的關鍵環節，不僅是一系列商業流程的集合，更是一門深遠的政策藝術。在産品成本結構中，設計階段決策往往占據了高達80%的成本，這強調了供應商在設計階段參與的重要性。通過設計協作，供應商與企業能夠共同塑造産品的未來，確定設計建議在所有參與方之間有效流通。
當産品設計方案确定後，采購便轉變為根據訂單需求，由供應商完成發貨的過程。采購的使命在于實作以最低的成本，準時下單并傳遞産品。采購計劃與分析的精髓在于評估不同供應商及其零部件的成本，挖掘降低整體成本的潛力。
有效的采購流程能夠在多個層面提升企業的利潤空間和供應鍊的效益。在制定采購決策時，識别并明确提升利潤的關鍵驅動力至關重要。良好的采購決策能夠帶來諸多益處：
- 随着訂單量的增加，企業可以享受規模經濟的優勢。
- 高效的采購流程能顯著降低整體采購成本，尤其對于大量低價值産品的采購至關重要。
- 設計協作有助于創造更易于生産和分銷的産品，進而減少總成本，對于成本和價值占比較大的供應商産品尤為關鍵。
- 優化的采購流程能夠改善與供應商的協調，提升預測和計劃的準确性，降低庫存，增強供需比對。
- 合理的供應商合同可以分擔風險，增進雙方的利潤。
- 通過競争性拍賣，企業能夠降低購買成本。
二、 供應鍊采購流程
采購流程是企業擷取所需的産品、原材料和服務的一系列有序步驟。它是一個綜合性的業務流程，涵蓋了從識别需求、明确需求細節、評估和篩選供應商、決策選擇供應商、商議交易條件，到確定供應商績效的後續管理等各個環節。下圖為我們提供了采購流程的詳盡概覽。
在深入讨論采購流程之前，有兩個關鍵點值得我們注意：
- 企業在這些流程中投入的努力程度将直接影響其效果。例如，同樣數額的300億美元，用于緊急救災物資的采購與用于政府正常物資儲備的采購，其流程和緊迫性是截然不同的。
- 企業必須在采購流程的每個環節超越競争對手，方能獲得競争優勢。許多企業通過資訊系統自動化正常采購的訂貨安排，這些系統通常被稱為電子化采購工具；還有一些企業則利用跨職能團隊來提升供應商評估和選擇的效率和效果。
1、需求識别
采購流程的起點是對需求的識别。當企業的生産活動需要原材料、零部件、元件或是成品，甚至需要服務如咨詢或維修時，采購便發揮其作用。采購不僅涉及物質産品的擷取，也是企業内部資訊流通的重要環節。
描述需求是采購過程中的關鍵一步。企業必須以最清晰、最精确的方式向潛在供應商傳達使用者的需求。
（1）标準化産品
對于标準化産品，采用市場等級或産業标準的描述方法通常最為高效。
（2）特殊需求表述方法
而對于具有特殊需求的産品或服務，則可能需要更詳盡的規格描述、性能特征描述或模型執行個體描述。
- 規格描述關注産品的實體特性和生産過程，例如美國國家航空航天局對航天飛機隔熱闆的詳細要求。
- 性能特征描述則側重于客戶的需求和期望，而不限定産品的構造或制造過程，如戴爾計算機公司提供的服務水準協定。
- 模型或執行個體描述則提供了一種直覺的方式來傳達複雜産品或服務的關鍵特性，這在軟體或資訊系統的采購中尤為常見。
有效的采購政策需要企業在采購流程的每個環節都精益求精，通過細緻的需求管理和精确的供應商溝通，實作成本效益和供應鍊效率的最大化。
2、供應商評估
确定和評估供應商是企業采購流程中的關鍵環節。一旦企業決定采用外購方式，緊接着的任務便是篩選并評估潛在的供應商。這一過程通常從搜集潛在供應商名單開始，這些資訊可能來源于市場調研、企業資料庫、行業報告等多個管道。
雖然擷取供應商的全面資訊存在難度，但已有的資訊足以讓企業進行初步的評估，以挑選出合适的供應商。評估次元包括但不限于以下幾個方面：
（1）生産與設計能力
了解供應商在生産與服務方面的優勢和局限至關重要。特别是當供應商需要參與産品設計時，其設計能力直接影響新産品開發周期的長短。
（2）管理能力
評估供應商的管理水準是複雜但不可或缺的步驟。企業可以通過管理層在流程優化、品質控制、員工關系和合作态度等方面的承諾和表現來進行評估。
（3）财務狀況與成本結構
對供應商的财務健康度進行評估，避免因供應商财務問題而影響供應鍊的穩定性。同時，了解供應商的成本結構有助于判斷其營運效率。
（4）計劃與控制系統
了解供應商的生産計劃、排程和控制系統，這些系統的有效性直接影響供應鍊的績效。
（5）環境法規遵守情況
評估供應商是否遵守環境法規，包括危險廢棄物處理等，這不僅關乎合規性，也是企業社會責任的展現。
（6）長期合作潛力
對于擁有關鍵技術或能夠幫助企業開拓新市場的供應商，企業可能會考慮建立長期合作關系。
在評估過程中，企業需要識别一些關鍵問題，比如供應商的管理經驗、人員穩定性、品質管理承諾、财務透明度、研發投入比例等。此外，供應商的計劃與控制系統與企業自身的系統是否相容，資訊交流是否順暢，也是評估的重要内容。
3、供應商确定
完成對供應商的全面評估後，企業便進入了挑選最終供應商的階段。在某些情況下，企業會維護一份優選供應商名單，這些供應商基于過往的合作表現，享有優先獲得新訂單的權利。這些供應商已認證先前的合同展示了他們的生産實力，是以在選擇過程中自然成為首選。
采購團隊會根據這些優選供應商的生産能力，快速确定最終的合作夥伴。然而，如果沒有優選供應商，企業通常會通過競争性招标或直接談判的方式來選擇供應商。
（1）競争性招标
這是一種向多個有意向的供應商發出邀請，讓他們根據既定條款和條件送出報價的過程。采購經理首先向合格的供應商發出報價邀請書，然後基于報價進行評估。
競争性招标在以下情況下尤為有效：當企業能夠清晰定義所需産品或服務、采購量大且需要合理的成本效益分析、以及沒有優選供應商時。政府機構也傾向于使用這種招标方式，尤其是在評價标準主要基于價格時。
（2）談判
這是一種更為個性化、可能成本較高的選擇方法，适用于以下情況：當采購的産品是新技術複雜産品、需要就産品性能的細節達成共識、企業希望供應商參與産品開發、或供應商需要額外資訊來評估風險和成本時。談判允許雙方就合同的具體條款進行深入讨論，以滿足各自的需求和期望。
下圖是使用FineReport制作的供應商管理看闆，通過該看闆可以對供應商狀态、風險等進行評估，并檢視供應商綜合排名。
4、采購訂貨準備
在簽訂訂貨合同後，企業便進入采購訂貨的準備階段。此時，企業将定期向供應商發出通知，明确所需産品或服務的傳遞要求。這一過程常通過訂貨單來實作——訂貨單是一份正式檔案，它詳細列明了交易的關鍵條款，包括價格、交貨期限和品質标準等。随着資訊技術的發展，訂貨單越來越多地采用電子資料交換（EDI）的形式，這種技術使得供應鍊成員能夠在資訊系統間快速、高效地交換資料，極大縮短了傳統紙質檔案傳遞的時間，提高了響應速度，降低了庫存水準，并促進了供應鍊成員間的協調。
5、後續工作與推進
接下來是訂貨的後續跟蹤與進度推進。采購或物料管理人員需監督所有開放式訂貨單的狀态，必要時，可能需要催促供應商加快生産或傳遞，以避免潛在的運輸延誤。企業通過精選最優供應商和建立内部可靠的預測及訂購系統，以確定訂貨流程的順暢和效率。
6、收據開具與驗貨
當産品抵達企業時，随之而來的是收據開具與驗貨工作。企業在接收貨物的同時，要對貨物數量和運輸途中的狀況進行檢查，確定貨物的準确性和完整性。這些資訊将被錄入庫存資料庫，成為企業庫存的一部分。任何交貨延遲也會被記錄下來，以此作為評估供應商績效的依據。
7、出具發票并付款
在産品或服務傳遞後，企業将向供應商出具發票，并通過财務部門完成付款。目前，這些流程越來越多地通過電子方式進行，如電子轉賬，它能夠自動将款項從企業的賬戶劃撥到供應商的賬戶。許多企業已經開始采用綜合電子系統，對訂單、收據和支付活動進行統一的電子化管理。
8、維護記錄
最後，記錄維護是采購流程中不可或缺的一環。一旦供應商完成産品或服務的傳遞，并且企業完成付款，所有與采購相關的重要事件和資料都将被記錄并儲存到供應商績效資料庫中。這些資料為企業提供了供應商長期績效的寶貴資訊，幫助采購部門分析供應商的表現趨勢，并在未來的談判和問題進行中發揮重要作用。
這裡順便給大家分享一份供應鍊控制塔搭建解決方案，該方案內建了所有供應鍊相關業務系統資料，打造兩個中心、三個子產品的綜合供應鍊管理平台，實作全鍊路資訊的儲存、分析和可視化，對關鍵名額門檻值進行監控，合理配置設定資源，控制成本。
供應鍊控制塔管理中心包含四大子產品：
- 供應鍊資料總控平台
該子產品從采購、生産、物流、營銷、客戶等方面，打造全供應鍊關鍵名額監控；從資産到應收應付款項風險波動，做到全面展示監控。
實作供應鍊管理平台全供應鍊關鍵名額監控、供應鍊管理平台感覺資金風險波動、供應鍊管理平台3D視角鑽取、模型透視等。
- 采購資料控制平台
該子產品按照采購流程，監控每個節點的實施情況，獲得從初始訂單到傳遞資訊的透明資訊流，實時掌握供應鍊财務資訊，確定商品品質。
進而實作采購管理、采購流程節點監控、采購分析采購金額實時分析、供應商管理、供應商協作及品質管理等。
除此之外，帆軟還提供了采購綜合分析看闆，綜合展示采購申請情況、訂單确認情況、合同生效情況以及入庫情況等。并且看闆上的可視化圖表動态展示了采購重點名額的變化情況與達成情況，為采購計劃制定提供直覺的資料支撐。
- 庫存資料控制平台
子產品通過地圖色彩漸變和資料輪播進行可視化，呈現集團倉庫分布、營運管理、庫存安全等相關細節。實作倉庫可視化管理看闆集團倉庫分布情況可視化、倉儲HSE安全管控、倉庫實際容積情況管控等
- 銷售資料控制平台
該子產品關注核心産品的銷售和利潤：從銷量價格、市場熱度等角度，分析産品綜合市場表現；從門店數量、分布和集中度等角度，分析下遊管道在全國分布情況。實作銷售核心名額分析、産品綜合市場表現分析、下遊管道全國分布分析等。
三、 總結
總之，采購的重要性不言而喻。随着采購流程的每一個環節被精心設計和優化，企業能夠確定以最低的成本擷取所需的資源，同時提高響應速度和服務品質。
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