本節書摘來自異步社群出版社《access 2007開發指南(修訂版)》一書中的第1章，第1.11節，作者： 【美】alison balter，更多章節内容可以通路雲栖社群“異步社群”公衆号檢視。
access 2007開發指南(修訂版)
在操作access 2007時，有一些額外的提示和技巧值得使用者注意。例如進階“導航窗格”技巧和操作多值字段的過程。下面一小節将詳細讨論這些話題。
access 2007具備一些值得注意的極好的“導航窗格”技巧，包括建立自定義類别群組的能力，在類别中顯示或隐藏組或對象，以及在自定義組中移除和儲存對象。下面以建立自定義類别開始介紹，具體操作步驟如下所述：
（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部的菜單，将會彈出一個級聯式菜單（如圖1.55所示）；
（2）選擇“導航選項”指令，打開“導航選項”對話框（如圖1.56所示）；
（3）單擊“添加項目”按鈕添加一個類别，此時對話框如圖1.57所示；
（4）輸入新類别的名稱；
（5）使用上下箭頭，可以在清單中向上或向下移動該類别；
（6）單擊“确定”按鈕關閉該對話框，如果左鍵單擊“導航窗格”菜單，就會在清單中看見新添加的類别（如圖1.58所示）。
1．給類别添加自定義組
在有了自定義類别之後，就需要給它添加自定義組。以下是涉及到的步驟：
（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部的菜單，在彈出的級聯式菜單中選擇“導航選項”指令，打開“導航選項”對話框；
（2）選擇想要添加組的類别，例如，在圖1.59中，“羅斯文對象”選項被選中；
（3）單擊“添加組”按鈕，出現一個新的組；
（4）輸入新組的名稱；
（5）繼續給該類别添加新的組，完成後，“導航選項”對話框如圖1.60所示；
（6）單擊“确定”按鈕關閉該對話框，現在，這些組就會出現在該類别中（如圖1.61所示）。
注意
建立自定義類别的最大數量是10個。當然，使用者可以随時重命名或删除類别。
2．給自定義組添加對象
現在可以給自定義組添加對象了，可以按照以下步驟實作。
（1）選擇想要添加新對象的類别。
（2）在“未配置設定的對象”組中，選擇想要包括進自定義組中的對象，然後将它們移動到該組中。可以分别拖動這些項目；也可以按住ctrl鍵，然後單擊拖動多個項目；或者右鍵單擊選中項目中的一個，移動滑鼠到“添加到組”，然後單擊自定義組的名稱。不管使用哪種方法，access都可以将這些對象添加到指定的組中。
當從“未配置設定的對象”組中将資料庫對象添加到自定義組中時，隻是建立了連接配接到該對象的快捷方式。如果從自定義組中移除了該對象，是不會删除該對象的。這樣操作隻是移除了包含在自定義組中的快捷方式。
3．隐藏未配置設定的對象組
将所有對象添加到自定義組後，可能想要隐藏“未配置設定的對象”組。這個過程非常簡單，具體操作步驟如下所述：
（2）選擇一個類别（例如“羅斯文對象”）；
（3）在“羅斯文對象”組窗格中（如圖1.62所示），取消對“未配置設定的對象”複選框的勾選；
（4）單擊“确定”按鈕關閉該對話框，“未配置設定的對象”組就不會再出現了（如圖1.63所示）。
4．建立一個新的自定義組，讓它包含現有組中的對象
另外一個技巧是建立一個新的自定義組，讓它包含現有組中的對象。要完成這個過程，必須有一個自定義類别和至少包含一個項目的組。以下是該過程的操作步驟：
（1）使用“導航窗格”檢視想要放置到新組的對象；
（2）右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“添加到組”>“建立組”指令（如圖1.64所示），一個新組就出現在“導航窗格”中（如圖1.65所示）；
（3）給建立組輸入名稱；
（4）注意，選中的對象出現在新組中，使用者可以将其他的快捷方式拖動到該組。
除了已經學習到的這些技巧外，還可以顯示或隐藏某個類别中的組和對象。實際上，可以在類别中顯示或隐藏部分或所有組，以及組中的一些或所有對象。這裡有一些重要的内容需要讀者記住：
可以通過“導航窗格”或是通過對象本身的屬性隐藏對象；
可以完全隐藏對象或組或者禁用它們。
5．完成該過程
現在，已經知道了顯示或隐藏類别中組和對象的細節，本節講述如何完成該過程。要隐藏類别中的組，隻須右鍵單擊想要隐藏的組的标題欄，然後從上下文相關的菜單中選擇“隐藏”指令。要将隐藏的組恢複到類别中，就必須按照以下步驟操作：
（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部菜單欄，在彈出的級聯式菜單中選擇“導航選項”指令；
（2）選擇包含隐藏對象的類别；
（3）在“<類别>組”清單中，選中隐藏組旁邊的複選框；
（4）單擊“确定”按鈕，該組就會出現在“導航窗格”中。
6．在父本組中隐藏一個對象
有時想要在父本組中隐藏某個對象。要做的是，右鍵單擊想要隐藏的指定對象，然後在彈出的快捷菜單中選擇“隐藏”指令。如果想要從所有類别群組中隐藏某個對象，可以按照以下步驟操作：
（1）右鍵單擊想要隐藏的對象，在彈出的快捷菜單中選擇“視圖屬性”指令，将打開該“屬性”對話框（如圖1.66所示）；
（2）選擇“隐藏”複選框；
（3）單擊“确定”按鈕，“導航窗格”中就不會再出現該對象了。
7．恢複隐藏的對象
在隐藏某個對象之後，使用者可能想要知道如何恢複它。下面介紹該過程的操作步驟：
（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部的菜單，在彈出的級聯式菜單中選擇“導航選項”指令；
（2）在“顯示選項”選項區域中，選擇“顯示隐藏對象”複選框；
（3）單擊“确定”按鈕關閉該對話框傳回“導航窗格”，“導航窗格”将會以淺顔色顯示所有的隐藏對象（如圖1.67所示）；
（4）如果從對象的父本組和類别中隐藏了該對象，那麼可以右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“取消隐藏”指令；如果使用了“隐藏”屬性從所有類别群組中隐藏該對象，那麼可以右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“視圖屬性”指令，然後取消對“隐藏”複選框的勾選。
使用者可以友善地在自定義組中添加、删除或重命名一個對象。如果想要從自定義組中删除一個項目，那麼隻須右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“删除”指令。這個操作不會從資料庫中删除對象，它隻是從自定義組中移除了快捷方式。該對象會出現在“未配置設定的對象”清單中。然後可以将該對象添加給其他組。首先必須顯示“未配置設定的對象”組。然後将該對象拖動到适當的組中。最後，如果想要重命名該對象，那麼隻須右鍵單擊它，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名快捷方式”指令即可。給該快捷方式輸入新的名稱，然後按enter鍵。
access 2007的另外一個新功能就是多值字段。正如它的名稱所示，多值字段指的是包含了多個值的字段。它可以表示兩個表之間的關系。例如，一個訂單表可以給與之相連的員工使用多值字段，這樣該訂單就可以與多個員工相連。在訂單中使用下拉清單選擇某個員工時，就會出現帶有複選框的清單。可以在該清單中選中多個項目，然後單擊“确定”按鈕關閉該清單（如圖1.68所示）。
多值字段對于某些特殊情況特别适用。其中一種情形是使用access 2007與存儲在microsoft windows sharepoint 2007中的資料相連，并且該清單包含使用了windows sharepoint services中提供的某個多值字段類型的字段。另外一種情形是，希望簡化資料庫的設計。雖然這好像違反了基本的資料庫設計原則，但是它恰好能幫助了解microsoft office 2007資料庫引擎實際上并沒有在單個字段中存儲多個值。它使用系統表建立關系，然後可視化地将資料一起傳回給使用者。如果仔細思考這個問題，就會意識到這些表之間是多對多的關系。在這個例子中，一個訂單表與多個員工表相連，并且每個員工又可以連接配接到多個訂單。
由于access中使用的多值字段支援sharepoint services中相同的字段類型，是以利用多值字段可以将access 2007和sharepoint 2007緊密地結合在一起。這意味着在連結到包含多值資料類型的sharepoint清單時，access會在本地建立多值資料類型。當将一個access表導出到sharepoint中時，多值字段同樣會被無縫地輸出到sharepoint中。實際上，如果将整個access資料庫移動到sharepoint，那麼所有包含多值字段的表都會變成windows sharepoint services中可用的字段類型。
使用者可能仍然想知道什麼時候适合使用多值字段。下面就給出一些指導意見：
當想要連結sharepoint清單時；
當計劃将access表導出到sharepoint時；
當計劃将access資料庫移動到sharepoint時；
當希望從一個短選擇表中存儲多值字段時。
警告
如果計劃将資料向上适化（upsize）到microsoft sql server，那麼就不應該使用多值字段，因為sql server不支援多值字段。是以，當将access資料庫向上适化到sql server時，向上适化的過程會将多值字段轉換為包含有限清單值的ntext（備注）字段。
現在知道什麼時候該建立多值字段了，使用者可以試着建立一個。具體操作步驟如下所述。
（1）在“資料表”視圖中打開将會包含多值字段的表。
（2）選擇“資料表”頁籤。
（3）從“字段和列”組中選擇“查閱列”，将打開“查閱向導”對話框（如圖1.69所示）。
（4）選擇指定是希望使用查閱列查閱表或查詢中的值，還是自行鍵入所需值。對于這個例子，選擇“使用查閱列查閱表或查詢中的值”按鈕，然後單擊“下一步”按鈕。
（5）選擇要用于清單之中的表（如圖1.70所示），然後單擊“下一步”按鈕。
（6）選擇想要包含到查閱中的字段（如圖1.71所示）。要選擇每個字段，必須單擊它，然後單擊“>”按鈕指令，再單擊“下一步”按鈕。
（7）指定清單中項目的排序次序（如圖1.72所示），然後單擊“下一步”按鈕。
（8）指定每個列的寬度（如圖1.73所示），然後單擊“下一步”按鈕。
（9）在向導的最後一步，access提示使用者是否希望在查閱中允許使用多值字段（如圖1.74所示）。選擇“允許多值”複選框，單擊“完成”按鈕。下拉清單的結果如圖1.75所示。
探索多值字段在查詢中的影響
當操作查詢時，使用者需要知道一些關于多值字段的問題。要說明這些項目，需要按照以下步驟進行操作。
（1）打開資料庫，選擇“建立”頁籤。
（2）從“其他”組中選擇“查詢設計”，将出現“顯示表”對話框。
（3）選擇包含多值字段的表，然後單擊“添加”按鈕。
（4）單擊“關閉”按鈕關閉“顯示表”對話框，此時螢幕如圖1.76所示。
（5）單擊拖動想用的字段到查詢網格中，确定選擇了多值字段。
（6）在“結果”組中單擊“運作”按鈕，結果如圖1.77所示。注意，多值字段和所有選中的項目出現在一列中，它們由逗号隔開。
作為一個選擇方式，可以看見“員工1”字段能夠展開，這樣每個員工值都在單獨的行上出現。要這麼做，隻須改變字段行為讀取“員工1.value”（如圖1.78所示）。“值”屬性可以使access在展開的窗體中顯示多值字段，這樣每個值就會出現在單獨的行中（如圖1.79所示）。注意，對于每個訂單，與該訂單相連的“員工id”會在查詢結果中出現在不同的行中。