知识管理是帮助您的企业实现其目标和目标的一个极好的工具。它从整个组织中收集全面知识的实用而系统的方法可以改善内部流程，提高绩效和创新机会——仅举几例。如果执行正确，知识管理最终可以更好地影响公司的底线，但它也有一些值得考虑的挑战。
什么是知识管理工具？
知识管理的核心是简化数据、想法和知识！你的业务中没有一个角落是安全的，因为每个领域都有可能影响整体生产力。因此，建立这样一个主题的信息库不能只落在一个人的身上。这是一个团队的努力，没有人比那些日复一日做这件事的人更了解这个角色。组织和激励你的员工记录和分享他们的工作和过程可能是困难的。特别是在当今技术发展的速度下，你的员工可能需要定期修改他们的记录以保持最新。
然而，随着知识管理的重要性变得越来越清楚，已经开发了一些工具来帮助尽可能简化这个过程。从内容存储库到决策支持软件，每种业务类型都有适合的东西。
知识管理中的常用工具
有许多知识管理工具可以专注于不同的知识类型，并在业务的不同部分提高效率。它们中很少有旨在提高团队之间的协作，跟踪潜在客户和客户行为的。如果信息有价值，就会有专门的工具来帮助管理、监视、共享和评估数据，以实现最佳使用。
我们列出了5种类型的知识管理工具。您可以帮助您的员工以更少的投入交付更多的成果，并增强您的业务能力。
内容存储库
内容存储库是通过数据管理过程创建的数字文档和内容的集合数据库。
内容存储库不是跨不同的服务器、云存储服务甚至用户设备保存文件和文档，而是作为一个维护和管理的数据库，大多数员工可以在一个中心位置使用和访问该数据库。这可以有多种形式，如文档管理软件、存储引擎，甚至托管硬盘驱动器，这取决于您的业务的整体功能大小和需求。
托管内容存储库的典型好处包括版本控制、审计跟踪、锁定、访问管理等。这些额外功能使您的企业能够让员工对其数据管理负责，并提供值得考虑的多层数据保护。
通过采用内容存储库，您将提高内容的整体透明度，这反过来将收紧流程并提高生产力。
知识库
知识库是在企业内部和外部共享信息和数据的中心数据库。一个好的知识库将支持收集、检索和组织您的数据，使那些为存储知识做出贡献的人能够轻松有效地存储他们的知识。
当您的企业提供高度技术性的解决方案时，这一点尤其方便。这类产品的消费者通常希望自我教育，但却发现自己要打多个电话给服务台、支持人员和销售人员。在几天内被挂断或多次被召回会让他们感到沮丧，给他们留下不好的印象。
知识库提供按需提供的深度信息，并回答读者可能经常提出的问题。访问这些数据可以帮助减轻工作过度的支持人员，并为消费者提供即时的满足。
从内部角度来看，这也是非常有益的。一个全面的知识库是培训新员工的关键，在他们需要的时候给他们一个一致的参考点，并指导他们完成学习过程。
知识库和内容存储库很容易混淆。不同之处在于，内容存储库指的是业务中文档和内容的管理，而知识库则是业务中流程和技术知识的教育中心。如果您希望减轻帮助台的压力并提高客户满意度，知识库是一个很好的起点！
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知识可视化
有时电子表格上的数字可以说明很多东西，但本身毫无意义。知识可视化的目的是创建数据的可视化表示，以提高理解，阐明其含义，并暴露任何您可能没有发现的新出现的模式。它支持生成、构造和共享数据的认知过程。
尽管这仍然是一个非常新的概念，但市场上的许多程序都提供了知识可视化功能。从您的数据创建的视觉效果可以用于许多功能，例如，包括-++演示、案例研究、报告、决策和销售。历史上这些都是2D 渲染，然而随着现代的进步，交互性和好看的3D 视觉效果正变得普遍起来。
如果您希望为您提供易于理解和消化的数据含义，那么值得考虑对知识可视化进行投资。它可以改进和简化决策过程，并在展示数据时对受众产生更大的影响。
决策支持
决策支持工具是在企业内部帮助决策过程的程序。这些工具通常是分析性的，并提供硬数据和对主题的洞察。
业务决策通常对生产力至关重要，因此它们需要基于事实。大型企业级业务常常需要处理大量数据。这既可以是结构化的（如托管数据库），也可以是非结构化的（如非托管文档），因此可以从多个来源提取和组织数据以帮助公司做出明智决策的程序在任何企业的成功中都扮演着非常重要的角色。
如果您的最终目标是能够组织来自业务各个方面的数据，并在其他地方使用它们来支持想法和选择，那么看看决策支持软件可能是一个不错的开始。
客户关系管理系统
客户关系管理（CRM）系统帮助团队成员在整个销售漏斗中跟踪潜在客户。如果您的企业信息易于访问，那么很容易确保潜在客户拥有他们需要的所有信息。由于所有团队都可以访问客户数据，他们可以以更高的标准履行职责，并提供增强的客户体验。
正确的工具组合如何发挥作用？
为您的业务拥有正确的工具可以帮助您增加信息的价值。
帮助创造新想法
在一个地方拥有无限的信息，您可以看到您的团队成员合作并产生新想法。通过使用知识管理工具，企业可以了解其内部挑战。如果没有合适的工具，团队通常会在竖井中工作，并且对其他问题的洞察力有限。正确的知识管理工具将始终帮助您的业务从长远来看。
防止重复犯错误
错误在各行各业都很常见。当您拥有正确的知识管理工具并避免犯错误时，您可能会做出更好的业务决策。它还鼓励组织内的合作文化，在那里有更多的可见性。这反过来又帮助团队更有效地工作，并以尽可能简单的方式理解流程。
知识共享
一个强大的工具只有在正确的人手中才会变得强大。只有当用户知道如何正确使用知识库工具时，知识库工具才能很好地运行。然而，知识共享工具只有在与他人共享时才有用。员工担心是因为他们最大的价值被剥夺了，因此他们更容易被取代。知识共享工具的正确组合将有助于简化共享过程；它们不会妨碍用户提供信息或交付回报价值。
提高业务表现
简而言之，知识管理工具就是帮助您的业务更好地运行，并提供良好的客户体验。它是为了提高你的团队的效率和提高你所提供的价值。
结论
你不能在价格上妥协，只要你为你的业务找到最好的工具。但这里要注意的一点是，最好的工具总是比市场上的其他工具提供最好的服务。考虑工具应该基于长期目标，而不是将其视为此类决策的短期收益。有了长期的投资心态，你最终可以在所有领域取得成功。