德魯克的時間管理法—《可以量化的管理學》

6.5.2

時間t與德魯克的時間管理法

内容提要：

德魯克時間管理法是記錄時間，杜絕浪費，集中時間和集中精力。記錄時間，然後就可以分析浪費情況，進而有效利用時間；而集中時間和精力則相當于聚焦，産生的成果增加。

彼得德魯克在《卓有成效的管理者》中寫道：“

如果知識工作者想取得任何績效，那他必須将精力集中到整個機構的工作成果和績效目标上來。這也就是說他必須省出時間來做這些事情，必須将目光從自己的工作轉向出成效，從自己的專業轉向外部世界，因為隻有外部世界才有績效可談。

一、記錄時間

要使管理工作卓有成效，第一步就是要将他實際使用時間的情況記錄下來。許多卓有成效的管理者都保持着做這種記錄的習慣，并對這些記錄每月定期進行檢查。卓有成效的管理者至少每年兩次、每次3—4個星期要親自來做自己的工作記錄。每次親自做過記錄之後，管理者就有必要重新考慮并修訂他們的時間安排。但不到六個月，他們肯定會發現白己又有所偏離，常常會在一些無關緊要的瑣事上浪費時間。這是一種練習，隻有通過反複練習才能學會有效地使用自己的時間，也隻有反複不斷地作出努力來管好自己的時間，才能避免上述這種偏離現象。

二、杜絕浪費時間的因素

第二步就是要對時間進行有序的管理。為此，需要找出自己的哪些活動是浪費時間、不産生效果的，并盡可能将這些活動從時間表上排除出去。要做到這一點，這裡有些診斷性的問題，可以問一問自己。

1）首先必須發現并排除那些根本不需要去做的事情和那些純粹浪費時間而又不産生效果的事情。

2）下一個問題便是：“記錄上的哪些活動可以由别人代為參加而又不影響效果的?”

3）通常來說，浪費時間往往發生在管理者可以控制的範圍之内，他自己完全能夠消除這種浪費現象。他所浪費的時間往往是别人的時間。

以上三個診斷性的問題旨在說明管理者自己能控制那些耗費時間又不産生效果的活動。每位知識工作者、每位管理者都該用以上幾個問題來檢查一下自己。但是，經理也要關心因管理不善或機構有缺陷而産生的時間流失現象。管理不善不但會浪費大家的時間，特别會浪費經理自己的時間。

1）首先必須找出那些因缺乏制度或遠見卓識而産生的浪費時間現象。

2）機構臃腫、人浮于事是産生浪費時間的原因。

3）另一個常見的浪費時間的原因是機構功能不健全，其主要症狀就是會議過多。

4）最後一個浪費時間的原因是資訊功能不健全。

三、統一安排可以自由支配的時間

卓有成效的管理者明白：必須用好自己可以支配的時間。他知道自己需要的是整塊的時間，零零碎碎的時間是派不上用場的。如果能把零星時間合并成大塊時間，就是隻有四分之一個工作日，也可以完成一件重要的事情，假如這些時間都是零敲碎打的，這裡15分鐘、那裡半小時，就是有四分之三個工作日，也幹不成什麼事情。

是以，管理好時間的最後一條措施就是如何把記錄和分析所顯示的、通常是屬于管理者自己可以支配的時間集中起來。

四、要事第一與一次隻做好一件事

如果卓有成效還有什麼“秘密”的話，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做，一次做好一件事情。

做事集中精力，這不但是出于管理者工作性質的需要，也是由人的特點所決定的。其理由是：要做的重要貢獻非常多，而可做貢獻的時間卻十分有限。

集中精力做好一件工作之是以必要，是因為管理者總有許多工作要做。一次做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳辦法。管理者越是善于集中時間、精力和各種其他資源，那麼他就越能完成好各種各樣的任務。”

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