OA 新一輪革命：協同管理

熙熙攘攘的企業資訊化道路上，無論是傳統的ERP、CRM，還是新近的熱點KM，都荟集着衆多業界人士述說紛纭，新概念、新産品、新技術層出不窮。然而對于中國最早的資訊化領域之一的OA，自九十年代紅火了一陣以後，就一直被人們遺忘在角落。且不說OA在使用者的眼中越來越失去了它的光華，資訊化采購計劃裡不是硬體系統就是ERP、CRM，或是電子商務平台；連一些老牌的廠商也對OA市場産生了懷疑。另一方面，發展了二十多年的OA，卻并沒有象其他領域那樣出現一些赫赫有名的領頭羊，這似乎不能不引起人們的思考：OA真的已經“日薄西山”，應該被淘汰了嗎？

OA難以避免的尴尬

OA在中國資訊化的早期一直扮演着重要的角色。那時問到是否上了資訊化，大多都指辦公自動化系統，而企業也把OA作為除财務系統之外的軟體采購首要的考慮對象。起源于政府公文和檔案管理的OA，經過一段時間的發展，在企業中也得到越來越廣泛的應用。除了政府的收發文管理、檔案管理、公告牌這些傳統功能外，又逐漸加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定義那樣，達成了所謂的“Office Automation”－即通過電子化日常事務流程和各種資訊，實作無紙化辦公。

然而在這種情況下，傳統OA的所有作用不過是用計算機的操作代替了部分手工處理的資訊和辦公流程，除了利用計算機技術的一些先進性，并沒有基于任何的先進管理理念和方法。而傳統辦公自動化産品所涵蓋的企業管理的方面以及功能的深度和廣度，也是非常讓人失望的。更尴尬的是，在管理軟體市場越來越細分，而使用者要求日益深入的今天，發展了幾十年的OA領域并沒有出現令人矚目的革命――不象ERP，從MRP/MRP II/ERP/ERP II 一路走來，并分化出更多的新領域如CPC（協同産品商務）等。當資訊化軌道上已經跑上了“磁懸浮”，OA依然是輛吱呀作響的老牛車。

仔細分析一下也許就會發現傳統OA為何受到使用者和廠商雙方面的冷落。一方面，傳統OA簡單的功能在企業的業務流程日益複雜，海量資訊呈線性增長的今天，愈發顯得力不從心，更多時候，它隻是提供一種資訊釋出、檢視和類似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更為專業的軟體所“瓜分”；同時，當我們把目光從傳統OA所涵蓋的功能上移開就會發現，企業除了日常辦公之外還有人事、客戶、财務、銷售等管理需求，于是企業不得不建立各種資訊化系統，而這些系統很少能夠被協調起來，企業常常面臨着要在不同應用平台、資料庫之間切換的煩惱，傳統OA卻無法擔當“內建”的角色，為企業提供整合這些資訊和應用的前台。另一方面，在市場化和全球一體的經濟環境下，企業間日益強調協作，跨部門、跨組織、跨企業、跨地域的工作每天都在進行，而傳統OA落後的架構及功能設計顯然無法滿足企業高度靈活性和協作性的要求。

OA緣何道協同

雖然傳統OA已然無法跟上時代的腳步，但細心的人們發現，OA的市場在悄悄醞釀着一場變革，OA領域裡正越來越頻繁的出現一個詞“協同”，無論是業界評述的文章，還是供應商的産品宣告，都前所未有的一緻，不約而同的倡導着“協同”的理念。一時間，上百OA廠商舞動着“協同”的旗幟紛紛搶灘“協同OA”的市場。

協同，這其實并不是個新名詞，或者說在資訊化的程序中被一直有意無意的實踐着。早期的EMAIL、BBS其實就已經在一定程度上實作了人與人之間資訊溝通的協同，而九十年代後期随着網際網路大潮産生的電子商務，也是一種B2B或B2C之間交易的協同。但現在，協同已經被提升為一種資訊化的思想，一種企業管理的理念而被業界齊聲呐喊――這似乎預示着資訊化之路的一個新方向。

就象任何事物的産生都必然有培育它的土壤一樣。協同的産生也有它的根源，從管理理念上來說，協同就是為共同的目标而協調各種相關資源，使其優化并進而發揮最大的價值。長久以來，這些資源，包括各種資訊、資料、流程、人員、物資等缺乏有效的組織和管理，或是被分散在各種應用系統中。尤其是進入二十一世紀，随着經濟環境的變化，企業更多的面臨着資訊高速膨脹、競争異常激烈的挑戰，因而也就越來越注重資訊的高度共享，業務流程的平滑連結，以及在此基礎上進行的跨組織、跨地域的靈活協作。而可以對各種資訊、流程、資源進行高效的整合的“協同應用”因其适合企業“整合資源、協同工作”的需求，自然成了被關注的“焦點”。

創新的協同理念在近幾年加快了其發展的腳步，正在貫穿資訊化的各個領域。它提供了整合各種資訊孤島和應用孤島的解決方案，進而可以讓企業把精力集中到自身的核心業務上，有效提升企業的競争力。貼合發展需求的總會受到青睐，被業界和使用者一緻看好的協同軟體市場由此日漸“百花齊放”，傳統OA也因為注入了這樣一個全新的理念重新煥發出了勃勃生機。

而軟體供應商也看好了這個時機，中國的上百家廠商和包括IBM、微軟、ORACLE在内的國際巨頭都紛紛推出自己的協同OA産品。

到底是什麼協同

放眼新崛起的“協同OA”市場，我們發現，從管理理念上的“協同”轉化為軟體應用的“協同”，這中間由于廠商各自的了解，實作方法，技術手段等的不同，而使得協同OA愈發凸現其在共同的基本理念下的個性化。

對于2002年7月正式宣布進入協同辦公軟體市場的Oracle來說，牢牢把握現在的協同軟體的市場機遇是Oracle的重要戰略之一。Oracle協同套件包括基礎架構元件（Oracle 9i Datebase ，Oracle 9i Application Server）和應用程式元件（通用通信、實時協作、企業内容管理、活動通路等），而其的協作理念也貫穿上層的應用系統和底層的架構中。例如利用 Oracle 9i Database可将所有的協作内容集中并整合到一個公用資料倉庫中，降低了對各種不同的電子郵件伺服器、月曆伺服器、語音伺服器和檔案伺服器進行擷取、維護和支援的成本；Oracle的協作套件還把電子郵件、語音郵件、傳真、目錄、檔案、月曆和網絡會議等連結起來，員工可以通過一個公用的WEB界面，基于标準的桌面用戶端（包括outlook，無線、傳真及語音選件）來進行通路，同時，Oracle還表示其協作套件的功能還能與其他Oracle應用程式進行內建，其中的“水準”協作應用程式（電子郵件、月曆、檔案、實時協作和搜尋）能夠共享資料，并被“垂直”業務系統通路。

今年二月獲富達國際 1300萬美元投資進而創下軟體融資金額最高紀錄的點選科技，也是崛金“協同市場”中引人注目的一員。其對主打産品――競開協同之星（GK-Star）的定位是：實作靈活組織的協同管理。而協同之星也在功能設計上着力展現其協同的理念――建立以“綜合通訊”、“協同工作”與“聯系人管理”（統稱為“3C” 功能）為核心的協同通訊與協同管理環境。協同之星除了支援固定的辦公流程，還可以就臨時的任務組建靈活的虛拟團隊，快速建立協作區并提供實時的資訊共享、讨論區、即時通訊等多種協作工具，進而實作跨地區、跨部門的快速團隊合作。如其全國巡展活動的主題所言，協同之星要實作的是“動态團隊、協同管理”。

協同OA前景可喜

協同OA尚是一個新生市場，但前景十分看好。據Gartner、Aberdeen、IDC等權威機構的統計，早在2001年美國協同軟體市場佔有率已經達到 3%～5%，與ERP、CRM等管理軟體的緩慢增長相反，協同軟體的年增長率高達15%。協同軟體将成為繼Office之後軟體産業最大的一次發展機會。另據分析，2005年中國協同軟體的市場佔有率為全球的五至八個百分點，即25-40億美金的收入。

而對協同應用最典型的是OA系統，目前有超過一半的OA系統是建立在協同軟體平台之上。協同OA不僅為使用者提供了新的選擇，從根本上來說，納入先進管理理念的協同OA必将是辦公自動化領域的一場深刻的革命。

現在正在做一個 協同辦公系統 COA，是OA KM TC 檔案的集合

[size=large]協同oa辦公自動化系統[/size]

協同OA辦公自動化系統吸收了EAI（機關應用內建）和EIP（機關資訊門戶）的主要思想，着力為使用者實作一個集内部通訊、資訊釋出、協同工作、知識管理、輔助辦公為一體的協同辦公體系。

協同OA辦公自動化系統吸整合企業内部和外部的各種人、财、物、資訊資源，建立群體競争優勢，提升管理水準和辦公效率，創造企業發展的最優環境。

在協同OA辦公自動化系統中，每個員工都是一個辦公節點，所有與自己工作相關的資訊和資源都可以直接得到。各個節點連接配接在一起形成一張動态的協同工作網，以人為中心，以資訊為血液，以工作流為橋梁，資訊共通，反應靈活，嚴謹高效，完全實作電子化協同工作與知識管理。

協同OA辦公自動化系統最終會為使用者提供一個協同辦公平台，整合工作流，真正實作跨系統、跨應用、跨地域的協同辦公。

整合企業資源

1、通過網絡技術将企業的人力資源、客戶資源、知識資源、經驗資源、硬體資源、制度資源、文化資源等內建在一個平台上進行管理使用。

2、資源整合，實作各種資源的互相促進和增值，創造企業發展的最優環境，促進企業發展。

3、對人力資源、客戶資源實作更加有效地控制和管理，保持穩定的工作團隊和客戶關系。

4、有效積累公司優秀員工的知識、技能、經驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學習，快速提高業務水準，達到事半功倍的效果。

5、将企業的産品、各種辦公用品等硬體資源進行分類管理，更加友善、可靠、透明，發揮他們最大的功效。

6、建立正規、科學、開放的企業的制度和文化，保持企業旺盛的生命力，保證企業健康持續發展。

加快資訊流通

1、下達的檔案、通知、任務可以在幾秒鐘内同時傳達到相關人員，無任何中間環節。

2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接回報到最高上司層，便于及時發現問題、改進過程和發現人才。

3、即使是外地的員工或分支機構也可以時時保持和公司的溝通，保持緊密的聯系。

4、所有員工都可以在第一時間知道公司的最新動态和政策，更加關注公司發展。

5、所有員工都能及時了解公司産品的庫存、價格、銷量等資訊，及時調整工作。

6、下屬可以在第一時間将工作進度和市場資訊反映給上級上司，使企業以快制勝。

7、工們能夠在網上輕松、直接、公平的發言、交流，建立融洽的團隊關系和企業文化。

規範辦公流程

1、建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，讓企業充滿活力，促進企業持續發展。

2、使員工責任明确，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。

3、公司的辦公流程變得規範、有序，效率大大提高，執行力大大提高。

4、徹底消除資訊傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正确、及時的反應。

5、上司層可以清晰、準确的了解員工對某一事件的傾向性以做出正确的決策。

6、離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動給公司帶來的客戶流失的風險。

7、通過網絡而不是麻煩的電話來詢問項目進度，進而節省大量時間、精力和電話費。

8、上司層可以及時關注下屬的工作動态，及時發現問題，不會因為疏漏而丢掉重要的訂單或客戶。

9、員工們每天都記錄下當天的工作内容和心得，上司層可以直接檢視、指導。

10、企業可以免去比如諸如列印、分發、打電話、找人等諸多困擾，節約紙張、人力等辦公成本，将資源和精力、時間用于核心業務。

11、員工與員工、員工與上司之間可以友善、直接、充分的進行交流，通過正确的手段而不是憑個人交際能力來溝通。

提高辦事效率

1、有效協調多部門之間的協同工作問題，實作高效協作辦公。

2、資訊流通速度成倍提高，帶來員工反應速度的成倍提高。

3、可以快捷的同時給大量客戶發送手機短信，保持密切、融洽、穩定的客戶關系。

4、上司層能夠友善的随時檢視配置設定過的任務數量、領取人及其進度情況，跟蹤監督以提高執行效率和力度。

5、員工能夠清晰的檢視到自己目前領取的各項任務狀态以合理安排時間。

6、員工之間可以快捷的線上發送檔案、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節省時間，提高效率。

7、消除列印、影印、分發等諸多中間環節，溝通點對點，傳遞一指通。

8、随時随地都能夠在網上快捷的檢視各種資料，調閱并列印出來，省卻了為看一份檔案而到處尋找浪費掉的大量時間。