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亿万富翁巴菲特:优秀的管理者,都是这样带团队开会的

想象这样一个场景,在台上,领导热情洋溢地回顾公司过去一年的成就,并对未来的发展方向进行展望。会议已经持续数小时,你却感觉领导并没有触及要点。周围的同事们有的在台下摆弄手机,有的打起了瞌睡。偶尔,领导会点名某人,让其分享个人的观点和感受。这种令人压抑的感受对许多人来说并不陌生。在各个公司或机构中,各种各样的会议层出不穷,什么晨间会,什么常规会议、学习讨论会、总结大会等等。

有些领导宁愿花费20分钟来组织一场会议,也不愿用两句话直接文字沟通清楚问题。对他们而言,会议是否高效、是否有助于团队、你是否愿意聆听或是否享受参与,这些都不重要。他们所看重的,仅仅是“开会”这个行为本身。难道这真的是真正意义上的开会吗?当然不是。

那怎么才能称之为有效,来看看巴菲特的管理智慧,在巴菲特的管理智慧中,有哪些方面值得我们深入研究和借鉴呢?

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一、把握12字开头:我发现、我感觉、我建议、我希望

我发现——近期团队出现了什么样的问题

我感觉——不改正会造成什么样的后果

我建议——采取什么样的标准化流程去改

我希望——就现在碰到的问题,大家能执行到位

在会议中,若每当上级提出决策或建议时,下属们纷纷点头赞同,看着很一致和谐面,但实际上并不一定代表会议的质量有多么高。

从下属的角度来看,不提出反对意见并不等同于真正的支持。一个团队如果表面上一片和谐,可能背后暗藏着危机。

管理大师德鲁克所言:如果没有反对意见,就不应该做出决策。如果团队中只有一种声音,这可能意味着没有人敢于表达真实想法。缺乏反对意见可能表明问题尚未被彻底讨论,潜在的问题可能被掩盖,导致管理者无法听到真实的声音。

因此,一个有效的会议应该是属于所有人的。虽然不需要每个人都发言,但重要的是让参与者明白开会的目的。不同层级的人从策略和战术的角度看待问题,解决问题的方法各异。下级可能会认为上级的言论空洞无物,这种理解上的差异容易导致沟通障碍。

明确会议的目标至关重要。让参与者认识到他们出席会议的重要性,这样才能鼓励他们积极参与并展开有效讨论。否则,许多人可能只是形式上出席,低头忙于其他工作,不发言,最终可能会突然提出反对意见或问一些无关紧要的问题,这样的会议是难以达到预期效果的。

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二、主持好一场会议的“369法则”

1、3个公式

① 开会+不落实=零

② 布置工作+不检查=零

③ 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

召开会议的核心目标是解决问题,也就是落实,如果会议没有产生具体成果,那么就等同于浪费了大家的时间,这个会议=无效!

在华为,员工们最常抱怨的事项之一就是频繁的会议,这一现象很可能位列前三。许多华为员工的生活常态是白天忙于开会,晚上处理电子邮件。随着华为各级会议的数量不断上升,议题和参会人数也在增加,会议时长也随之延长,而会议效率却普遍不高。

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为了改善这种情况,华为内部曾发布文件,强调要聚焦价值创造,减少不必要的会议和PPT制作,并对如何有效且高效地召开各级会议提出了具体要求。文件要求简化形式,确保执行力度,并基于规范的会议管理流程,华为通常会在年底对次年的重要会议进行统一规划,并在内网上公布详细内容。这就是所谓的高层日历,精确到次年的每一天。各部门可以根据这个高层日历来安排自己的会议,比如年度述职会议和战略规划会议等。

因此,会议的负责人者有责任适时打断那些偏离主题的长篇大论。理想的会议时长应控制在1.5至2小时以内,以避免超出人们的耐力极限。会议主持人应设置时间提示,比如提醒剩余60分钟、30分钟、10分钟等。会议的决策应记录下来,并在会上宣读以获得确认。

未经确认的结论需另行讨论,而已确认的决策应立即执行。"会议结束后不跟进,等同于开会无效"。需要加强监督和检查:建立会议后的跟踪机制,确保每项决策都有跟进和审核,以便及时发现问题并进行调整,保障会议决策的执行。许多企业管理人员缺乏这种意识和习惯,企业高层也未能提出相应的要求。

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2、6个步骤

① 会前准备材料

②明确会议主题

③设置会议纪律

④梳理会议议程

⑤落实会议结果

⑥确保监督检查

会议前需制定一份清晰明了的议程,并由会议组织者在会前以书面形式分发给所有参会者,以便他们提前了解会议的目标、时间和内容,并能有充足的时间准备相关资料和安排工作。讨论每一议题时必须严格把控时间,避免无目的的闲谈。

确保会议记录准确完整至关重要。每次会议都应产生具体决议,并且每项决议都应指定具体的执行人员和完成期限。如果决议执行需要多方面资源,必须在记录中明确指出,以防会后责任推诿,确保决议得以执行。这一点极为关键,是企业各级管理人员常犯的错误之一。由于会议未能形成决议,导致会议失去效用,这也可能导致一些管理人员认为开会无意义,进而影响他们主持会议或参与会议的意愿。

巴菲特推崇极简主义,在他的公司,不举行任何形式的会议,包括视频会议,这种做法在当今许多地方颇为流行。公司内没有投资问答会议,不存在官僚主义和形式主义。巴菲特没有投研顾问,也不会带领团队四处调研,更不会在途中发微博展示忙碌。他的许多收购决策在短时间内就能完成,有时甚至不需要与被收购企业的CEO见面(当然,在此之前他会仔细审查企业的财务数据)。

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3、9个规范

① 凡是会议,必有准备:不开没有准备的会议

② 凡是会议,必有主题:开会有明确的会议目的

③ 凡是会议,必有纪律:会议前先宣布纪律章程

④凡是会议,会前必有议程;会议之前,明确清楚的会议议程

⑤凡是会议,必有结果:开会的目的就是解决问题,所以会议要形成有效决议

⑥凡是会议,必有训练:对“如何开会”进行专门培训

⑦凡是会议,必要守时:准时开始、按时结束

⑧凡是会议,必有记录:一定要有一个准确完整的会议记录

⑨凡是散会,必有事后追踪:决议事项要有责任人和完成期限,更要有追踪和检查

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谷歌前首席执行官埃里克·施密特曾提出:“每次会议都应有明确的目的。如果目的含糊或无法实现,那么会议应被取消。”

召开会议时,不能仅为了形式而开会,必须确立清晰的目标。会议不仅要目标明确,还需保持主题的一致性。工作中常见的情况是,领导突然通知大家短时间内集合开会,结果到场后大家一头雾水,不知会议内容。这种情况显然是缺乏准备的表现。往往需要耗费大量时间来同步信息,导致宝贵时间被浪费。

巴菲特强调会议效率,他提出:“开会应提前通知,明确讨论和解决的问题,以便大家提前准备。”作为会议发起者,你必须清楚会议的目的、目标以及会议对参与者的价值。确实,会议旨在解决问题。例如,如果4月份的目标未达成,应在总结后确定5月份的策略。

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然而,许多公司内部会议并非如此。会议上,各部门负责人常相互推诿责任。销售部门责怪运营部门提供的线索不佳,而运营部门则抱怨销售团队的转化率低。结果,业务会议变成了责任推卸大会,争论不休却未能解决实际问题。

会议的另一个问题是缺乏结论。经常是带着一个问题去开会,却带着更多问题回来。结果是不断开会,重复讨论旧问题。即使有结论,也无人执行。会后缺乏检查和跟进,问题最终不了了之。直到领导再次想起,又召集大家开会。一个议题从年初讨论到年底,仍未有结果。

因此,会议必须得出结论,并且要明确责任人和后续的检查跟进,确保决议得到执行。

美国西点军校有句至理名言:

一只雄狮率领的羊群能够战胜一只羊领导的狮群。一个团队的战斗力在很大程度上取决于其领导者的能力。
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一位优秀的领导者,既是队伍的引领者也是支持者,他们应当对团队说“跟我来”,而非“给我上”。特别是在团队遇到决策或面临挑战需要开会时,领导者应当及时发现问题并制定出解决方法,减轻团队成员的负担。

所以啊,摒弃那些无效的会议,专注于开高效的会议,这才是管理者成熟的重要标志。

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